Procesos administrativos en la farmacia

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La gestión económica-financiera de la oficina de farmacia permite conocer el origen del proceso administrativo. También en ella se definen los principios básicos de organización y la diferenciación de las etapas del proceso administrativo para saber implantar una planificación estratégica en la oficina de farmacia.

El origen del proceso administrativo se le atribuye a Henry Fayol, ingeniero de minas francés quien en 1916 publicó su libro «Administration Industrielle et Générale». Éste dio lugar a la teoría clásica de la administración, a veces referida como “fayolismo”.

Basándose en su propia experiencia de gestión, Fayol desarrolló en su obra su concepto de administración. Destacaba los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y, lo más reconocido de todo su trabajo, los 14 principios para la correcta administración.

Cinco funciones primarias de gestión

Planificación

Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras. Deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. También deben evaluar futuras contingencias que afecten a la organización y dar forma al panorama futuro de la empresa. Por esto, un buen plan de acción debe ser preciso, basarse en la unidad y tener cierta flexibilidad.

Organización

Deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente. Asimismo deben alinear las actividades de la organización, capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo y asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.

Dirección

Su deber es supervisar a sus subordinados en su trabajo diario e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Comunicarles los objetivos y las políticas de la empresa y tratarlos bajo los estándares de la compañía.

Coordinación

Uno de sus deberes es armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la empresa. Esto significa que todas las actividades de cada unidad organizativa deben complementar y enriquecer el trabajo de otra, lo que dará lugar a una mayor rentabilidad y eficiencia.

Control

Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía estén en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general. Además deben observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.

Esta teoría de las cinco funciones de la administración de Henry Fayol es una visión muy normativa y funcional de la administración. No refleja completamente las complejidades administrativas a las que se enfrenta la empresa en su día a día, pero sí aporta un resumen estructurado de las tareas necesarias que deben llevar a cabo todos los administradores.

Funciones básicas de toda organización

Técnicas: son las funciones empresariales y primordiales de la empresa, ligadas a la producción de bienes y servicios, como son las funciones productivas.
Comerciales: están enfocadas en las actividades de compra, venta e intercambio.
Financieras: implican la búsqueda y la gestión del capital, donde el administrador juega un papel fundamental.
Contables: se enfocan en todo aquello relacionado con los costos, inventarios o gestión de los recursos.
Administrativas: están encargadas de la regulación, integración y control de las funciones anteriores. Busca que se coordinen eficaz y eficientemente para conseguir una buena coordinación y control de la organización en su totalidad.

14 principios básicos de organización en una empresa

División del trabajo: cada empleado tiene una habilidad distinta y un punto fuerte que hay que explotar. Si hay cierta especialización en un ámbito, esta aumenta la eficiencia y la productividad.
Autoridad y responsabilidad: la autoridad conlleva responsabilidad y cierto riesgo. Los encargados de hacer que la empresa funcione deben asumir dichas responsabilidades. Su objetivo es que el equipo de dirección tenga el poder de dar órdenes a los demás empleados.
Disciplina: conlleva obediencia y respeto hacia los valores fundamentales. Una buena conducta es la clave que sustenta una relación de calidad entre todos los miembros de la organización, desde la dirección hasta los mandos más bajos.
Unidad de mando: se refiere a la importancia de que cada empleado recibe órdenes sobre las tareas que debe realizar de un único mando. Con la unidad de mando se pueden establecer responsabilidades y asociar errores de forma mucho más sencilla.
Unidad de dirección: hace referencia al enfoque y a la unidad de las actividades, trabajando todos hacia un mismo objetivo. Los que se encargan de la dirección son los máximos responsables del plan y tienen la función de supervisar la evolución de las tareas planificadas para que se cumplan los objetivos establecidos.
Subordinación del interés individual al general: cada empleado tiene intereses particulares, pero nunca deben prevalecer sobre el interés de la empresa.
Remuneración: es importante contar con empleados que estén motivados y que sean totalmente productivos. Para ello, la remuneración debe ser coherente y justa para todos. No solo existe la remuneración económica, sino también la que ofrece a los trabajadores premios, méritos u otros reconocimientos.
Jerarquía: Fayol exige un respeto máximo a los mandos más altos. Establece una línea muy clara de autoridad y jerarquía, pasando por todos los niveles de la organización. Resalta que debe haber un organigrama bien definido donde se estipule el nivel en el que se encuentra cada persona.
Centralización: la autoridad debe estar repartida de forma equilibrada y coherente, sobretodo en empresas grandes. Por ello propone una cierta concentración de autoridad en manos de la parte más elevada de la jerarquía.
Orden: cada empleado debe tener los medios y recursos necesarios para poder desarrollar, de forma adecuada, las funciones que le han asignado.
Equidad: los trabajadores deben ser tratados en todo momento con equidad, amabilidad y por igual, independientemente de su función o procedencia, de forma justa e imparcial.
Estabilidad: hace referencia a la importancia de la estabilidad del personal. Fayol remarca que una elevada rotación puede perjudicar un correcto funcionamiento de las áreas y reducir de forma notoria la seguridad en el lugar de trabajo.
Iniciativa: se debe incentivar la iniciativa de cada trabajador para realizar tareas. Es decir, flexibilidad y libertad para poder aportar valor en su puesto de trabajo. Para ello, es importante ser empático y tolerar posibles errores.
Espíritu de cuerpo: se promueve el trabajo en equipo, esencial para que haya colaboración y participación en todos los aspectos. Es vital para la unidad entre todos los miembros de la empresa.

Etapas del proceso administrativo

Fases

Mecánica: compuesta por la planificación y la organización, es la primera etapa del proceso administrativo, donde se realiza la estructura principal del proyecto por realizar. Se podría decir que es la parte estática del proceso
Dinámica: compuesta por la dirección y el control. En este sentido, hace referencia al movimiento, es decir, una vez está todo planificado y organizado, toca ejecutar.

Las 4 etapas del proceso administrativo

Planificación: los pasos que se deben seguir a la hora de planificar un proyecto son varios. Análisis del proyecto, definición de objetivos, identificación de recursos, plan de trabajo, valorar los resultados.
Organización: implica tres niveles en los que se debe enfocar. Organización global (implica toda la empresa), departamental (se encarga de cada departamento y su estructura) y operativa (asignación de tareas entre los departamentos específicos).
Dirección: es importante identificar el estilo de dirección en una organización. Existe el autocrático (el jefe impone las normas sin consultar a sus subordinados), el paternalista (establece una actitud protectora con los subordinados), laissez faire (el jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da intrucciones), democrático (el directivo mantiene un equilibrio en la autoridad) y burocrático (la organización establece una jerarquía con normas).
Control: existen tres tipos de controles. Preventivo (se realiza antes de hacer alguna acción para evitar riesgos), recurrente (se lleva a cabo durante los procesos y garantiza que todos se realicen de manera óptima) y de retroalimentación (se hace una vez finalizado el proceso para obtener información acerca del desempeño).

La planificación estratégica

La planificación estratégica es la herramienta utilizada por las empresas como un proceso sistemático que permite el desarrollo y la implementación de planes. Tiene como propósito de alcanzar los objetivos que se han propuesto.

Se trata de una herramienta muy importante para la toma de decisiones de las empresas, especialmente sobre la forma como se está actuando y el camino que se debe seguir en el futuro para lograr alcanzar los objetivos formulados y establecidos. Dicho de otra manera, la planificación estratégica se hace para responder a los cambios internos y externos. Así la empresa se mantiene competitiva en el mercado.

Es un proceso sistemático que debe seguir las siguientes fases:

Definir las posición organizacional: la misión indica cuál es el propósito de la existencia de la empresa. Es fundamental dedicar tiempo a saber cuál es la respuesta, puesto que su abordaje puede ayudar a definir una visión apropiada.
Definir la visión organizacional: es la imagen de futuro de la empresa, por lo cual se traza a largo plazo. La visión debe ser alcanzable y, a la vez, ambiciosa y motivadora.
Establecer los valores organizacionales: son el concepto, la filosofía y las creencias generales que la organización respeta y practica. Están por encima de las prácticas cotidianas para buscar las ganancias a corto plazo.
Definir los grupos de interés: también conocidos como stakeholders, son personas, instituciones, grupos u organizaciones que influyen, directa o indirectamente, en la organización. Pueden verse afectados por las decisiones que tome la organización.
Realizar un análisis externo: sirve para evaluar el entorno donde se mueve la empresa. Determina las oportunidades y amenazas que enfrenta, tanto en el momento actual, como las nuevas tendencias que le puedan afectar de manera positiva o negativa.
Realizar un análisis interno: este análisis brinda información sobre el estado y la capacidad que posee la organización para conocer las debilidades y fortalezas que tiene la empresa. Permite afrontar mejor los retos y desafíos que se le presenten.
Elaborar el diagnóstico, los objetivos y las estrategias: en relación con el diagnóstico de la situación, este permite ubicarse en el entorno real en que se maneja la empresa. Con base en el diagnóstico, se establecerán los objetivos, considerando la capacidad y la disponibilidad de recursos con los que se puede contar.
Ejecutar el plan estratégico: es la parte más difícil ya que, por muy bien que esté diseñada la estrategia, si no se ejecuta cuidadosamente, poco servirá lo trabajado. Aquí es donde se conjugan todos los pasos anteriores.

La planificación estratégica en la oficina de farmacia

La base para desarrollar una planificación de la farmacia, caracterizada por unos objetivos, estrategias y el control de los resultados, es la realización del plan estratégico. Este plan es una herramienta fundamental para los titulares de las oficinas de farmacia, sin importar el tamaño de la misma y un elemento necesario para su desarrollo.

De esta manera, se obtiene toda la información necesaria para evaluar la situación de la farmacia y ejecutar las tareas y metas programadas. Se establecen plazos responsables y un sistema de seguimiento y control para que el titular pueda analizar si las acciones siguen el camino correcto.

Para llevar a cabo el plan estratégico, se deben conocer los elementos que lo componen:

Análisis del entorno de la farmacia: su competencia, población, clientes y público potencial son la base para llevar a cabo un buen plan estratégico.
Objetivos: es imprescindible marcar objetivos en compras, ventas, stock, etc. Estos deben ser específicos, cuantificables y controlables en el tiempo, así como generales y específicos, necesarios para lograr los generales.
Estrategias: los objetivos siempre han de ir acompañados de estrategias, por lo que se debe marcar un plan de acción. Es decir, esquemas específicos, acciones concretas y tiempos de ejecución determinados.
Evaluación de costes: hay que evaluar los costes en relación con el objetivo y saber si va a ofrecer rentabilidad a la farmacia, normalmente a largo plazo.
Selección de responsables: hay que tener en cuenta las capacidades y/o habilidades del equipo y formarlo si es necesario. En pocas palabras, hacerlo partícipe de las necesidades con el fin de lograr que se implique en la consecución de los objetivos.
Control: económico (ventas, facturación, gastos de personal, stock, stc), de actividad (tiempo de espera, falta de referencias, número de unidades por operación y empleado), de personal (absentismo laboral, accidentes laborales, horas de formación del empleado), de cilentes (reclamaciones, encuestas de satisfacción), del establecimiento (disponibilidad de productos, imagen, gestión de categorías).

Gestión sanitaria

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