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A continuación, se presenta la respuesta a la consulta realizada a la Agencia Española De Protección De Datos regulada bajo la ley 1/1982 de protección del honor, donde se informa y pone a su disposición para conocimiento y constancia. «Estimados señores, esta es la respuesta a su consulta a través de la aplicación de atención al ciudadano: En respuesta a su consulta con número de identificación 1663, se le informa de lo siguiente.
El artículo 1 de dicha norma establece que “la presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne, al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar”. En consecuencia, quedarían fuera de su ámbito de aplicación los datos relativos a las personas jurídicas.
Respuesta justificada
Por su parte, el artículo 5 dispone que:
1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
- De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de estos y de los destinatarios de la información.
- Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
- De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
- La posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.
En cuanto al tratamiento de datos personales, el artículo 6 dispone que, el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa, o salvo que se den alguna de las situaciones descritas en el apartado 2 de dicho artículo entre las que se encuentra la de que los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos. En cuanto a la cesión de datos, el artículo 11 señala que, los datos de carácter personal objeto del tratamiento solo podrán ser comunicados a un tercero. Esto para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario, con el previo consentimiento del interesado.
Artículo 4. Aplicación de los niveles de seguridad
- Todos los ficheros que contengan datos de carácter personal deberán adoptar las medidas de seguridad calificadas como de nivel básico.
- Los ficheros que contengan datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, Hacienda Pública, servicios financieros y aquellos ficheros cuyo funcionamiento se rija por el artículo 28 de la Ley Orgánica 5/1992, deberán reunir, además de las medidas de nivel básico, las calificadas como de nivel medio.
- Los ficheros que contengan datos de ideología, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual. Así como los que contengan datos recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas; deberán reunir, además de las medidas de nivel básico y medio, las calificadas como de nivel alto.
- Cuando los ficheros contengan un conjunto de datos de carácter personal suficientes que permitan obtener una evaluación de la personalidad del individuo. Deberán garantizar las medidas de nivel medio establecidas en los artículos 17, 18, 19 y 20.
- Cada uno de los niveles descritos anteriormente tienen la condición de mínimos exigibles, sin perjuicio de las disposiciones legales o reglamentarias específicas vigentes. Igualmente, se le indica que, la relación de sus clientes con su empresa debe estar regulada en un contrato por escrito que contenga las siguientes especificaciones.
Artículo 12. Acceso a los datos por cuenta de terceros
- No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos. Esto cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento.
- La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito; o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido. Así, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento. Este no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
- Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento. Esto al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.
- En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los use incumpliendo las estipulaciones del contrato. Será considerado, también, responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
A la vista de lo anterior, deben los clientes (responsables del fichero, que son quienes deben inscribirlo) firmar ese contrato con el encargado del servicio. Esto si quieren que la cesión de los datos personales y su posterior tratamiento sean legales. El tratamiento de datos personales conlleva la obligatoriedad de la inscripción de ficheros; porque el criterio determinante para proceder a la inscripción de un fichero es el tratamiento de los datos relativos a personas físicas (no jurídicas).
Registro de datos
El responsable de los ficheros debe inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero propietarios, fichero informes, fichero nóminas o de recursos humanos, fichero clientes, fichero alumnos, fichero o libro de socios, fichero de imágenes o de videovigilancia, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de una persona o aunque sean ficheros temporales, salvo que se usen con fines exclusivamente personales o domésticos, en cuyo caso no entran dentro de la Ley.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo. Mismo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos. Se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático. No debe enviar a la agencia los datos personales, propiamente dichos, en ningún tipo de formato. Hay que señalar, que tanto el formulario como la inscripción son gratuitos.
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