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El inicio y la planificación parten desde la idea, que pasa a ser el proceso de convertir algo que es una utopía a algo tangible y funcional. Aunque diferentes personas puedan concebir esta idea de distintas formas, permite que dicha diversidad aporte mejoras a un proceso que todavía ni ha empezado.
Para que esta idea se convierta en proyecto, es necesario que los interesados o promotores de la idea perciban que es realizable, que pueda hacerse con los recursos existentes, que tenga un fin o utilidad especifica, que puede ser económica, social, personal, colectiva, entre muchas otras, aunque la económica es la que domina en casi todos los proyectos, a lo largo de la carrera profesional. Se podrán conseguir proyectos que pueden buscar la mejora de la calidad humana u otros factores intrínsecos o hasta filosofales. El trayecto que va desde el inicio de la idea hasta la definición de un proyecto se puede clasificar en los siguientes pasos:
- Generación de una o más ideas a partir de la información disponible, experiencia o intercambio con el entorno.
- Maduración de ideas, retroalimentación con información disponible y ajustes necesarios.
- Definición de uno o más problemas a resolver a partir de las ideas desarrolladas.
- Propuesta de soluciones a los problemas identificados.
- Evaluación preliminar de viabilidad.
- Generación de un documento de proyecto inicial
Una buena técnica en esta etapa es el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), que permite aclarar las ideas y ver su potencial o debilidad de una forma clara y precisa.
Desarrollo del acta de proyecto
El acta de constitución del proyecto (Project charter), representa el nacimiento del proyecto como tal. Este documento es emitido por el patrocinador del proyecto que autoriza su existencia, en la redacción de este documento puede participar el director del proyecto que, aunque no está obligado a participar, si es recomendable.
- El acta brinda al director del proyecto
- La autoridad necesaria para iniciarlo.
- Contar con los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.
- El acta de constitución contiene:
- Solo lo necesario para aclarar el acuerdo alcanzado con los interesados para que nadie pueda ser engañado posteriormente.
- Al firmar el acta
- Las partes interesadas se declaran de acuerdo con los planes maestros del proyecto, el inicio del proyecto se autoriza bajo la dirección del gerente de proyecto designado.
- En el acta de constitución se debe hacer:
- Una descripción general del proyecto que debe ser precisa, pero minimalista, debe tener un alcance limitado y con recursos definidos.
- El acta de inicio no es un documento técnico que explique cómo se harán las cosas
- Esto se hará cuando se esté implementando el plan de gestión/dirección del proyecto, las actas están destinadas a recopilar información de alto nivel, dirigida a autorizar el inicio del proyecto.
Plantilla del PMBOK 6ta Edición
Aunque muchas organizaciones tienen sus modelos propios de actas de inicio, se ha estandarizado el uso de la plantilla del PMBOK 6ta Edición. En la misma se debe incluir lo siguiente:
- Nombre del proyecto
- Project background / Antecedentes del proyecto
- Necesidad comercial
- Objetivos del proyecto y justificación
- Requisitos del alto nivel
- La descripción de alto nivel y sus límites, supuestos y restricciones
- Riesgos de alto nivel
- Resumen del cronograma de hitos
- Resumen del presupuesto
- Objetivos medibles del proyecto y criterio de éxito asociado
- Lista de interesados
- Requisitos de aprobación del proyecto
- Gerente de proyecto asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad
- Nombre y nivel de autoridad del patrocinador y de quienes autorizan el acta.
- Lista de distribución del acta de constitución
- Resumen ejecutivo del proyecto
- Anexos
Reunión de arranque del proyecto
La reunión de arranque del proyecto o “Kick off”, brinda la oportunidad no solo de presentar las actas del proyecto y discutir las metas y objetivos del proyecto, sino también de establecer una relación entre los miembros del grupo. Esto lo convierte en una herramienta invaluable para ayudar al director del Proyecto a establecer un tono de cordialidad, comunicar expectativas y hacer que todos formen parte del equipo.
Lo ideal es ir preparado a la reunión, conocer muy bien los puntos a tratar y es recomendable hacer un ejercicio mental de las posibles preguntas de los promotores del proyecto, ya que una buena primera impresión le da seguridad al cliente y evita bajar la tensión a partir de la reunión de arranque. A partir de este momento es recomendable, dejar una constancia por escrito de los temas, problemas, soluciones, etc., conversados o negociados para mantener una secuencia cronológica de acciones, soluciones y responsable.
Estas son llamadas las actas de reunión, se pueden hacer durante o después de la reunión, es importante que estén firmadas por todos los integrantes, una vez que se haya acabado el proceso de comentarios sobre el acta original. Por otro lado, es importante disponer de una lista de verificables, esto permite darles seguimiento a los asuntos más importantes antes, durante y después de la reunión de arranque. Aunque se pueden desarrollar las propias listas de verificables, una buena referencia es la siguiente:
Antes de la reunión
- Recibir y revisar el Acta del proyecto.
- Comprender y confirmar la financiación.
- Recibir y revisar el Acta del proyecto.
- Comprender y confirmar la financiación del proyecto.
- Conformar y asegurar al equipo del proyecto.
- Conocer el cronograma del proyecto.
- Desarrollar la comunicación con los grupos de interés.
- Identificar quién debe asistir a la reunión inicial (equipo del proyecto, partes interesadas clave, patrocinadores del proyecto, otros).
- Establecer la agenda.
- Enviar correo electrónico a todos los participantes de la reunión para verificar su disponibilidad para la fecha y hora de la reunión, o utilizar un calendario común para evaluar la disponibilidad general.
- Organizar la sala de reuniones y el hardware: proyector, pantalla, etc.
- Diseñar y elaborar el material a utilizar en las reuniones, que incluyan presentaciones, documentos (actas del proyecto, cronograma, listas de contactos, etc.) y disponer de una carpeta común para los archivos electrónicos relacionados con el proyecto.
Durante y después de la reunión
- Designar a alguien para que escriba los acuerdos y pormenores en el acta de reunión.
- Verificar la lista de distribución de las comunicaciones para que no quede nadie de importancia fuera del seguimiento del proyecto.
- Establecer reglas básicas para la reunión (preguntas, respeto a los demás, interrupciones, etc.).
- Dar a los patrocinadores las fechas de seguimientos para algunos aspectos destacados.
- Compartir información adicional con todos los miembros del equipo y partes interesadas.
- Asegurarse de que todos los miembros del equipo del proyecto comprendan las metas del proyecto, sus roles y responsabilidades.
- Establecer el liderazgo para el proyecto y la cadena de mando.
- Identificar hitos, fases y plazos críticos del proyecto.
- Revisar el plan de trabajo general del proyecto y el cronograma con los miembros apropiados del equipo del proyecto.
- Explicar los procedimientos operativos estándar y la comunicación continua necesaria.
- Si es necesario, explicar si se han cumplido todos los datos específicos. Si no es así, tomar las medidas necesarias para corregir las diferencias.
El desarrollo de proyectos en software
Para el profesional en desarrollo de software es de vital importancia conocer a cabalidad las etapas de un proyecto. Esto le permitirá anticiparse a errores y posibles fallos que puedan presentarse en cualquier parte del mismo. Para ello, muchas figuras de este campo se centran en la capacitación constante, adquiriendo así cada vez más información relevante para su campo.
TECH Universidad Tecnológica se ha posicionado actualmente como la mayor universidad virtual del mundo. Cada uno de los programas diseñados responde a las diversas necesidades educativas de los profesionales modernos. En el caso de su Facultad de Informática se pueden encontrar especializaciones tales como el Máster en Tecnología Específica de Telecomunicación y el Máster en Visual Analytics & Big Data. Sin embargo, para aquellos profesionales que buscan dominar el campo del desarrollo de nuevas tecnologías, no cabe duda que su mejor elección será el Máster en Ingeniería de Software y Sistemas de Información.
