Según el profesor Fernández Ríos la descripción de puesto de trabajo es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables. Estas unidades menores suelen ser las tareas, pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al nivel de las operaciones, acciones, movimientos. Por extensión, el análisis puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y de otras características del entorno del puesto de trabajo. La descripción de puestos pone de relieve “qué se hace”, “cómo se hace” “por qué se hace”. En definitiva, define el trabajo en términos de contenido y alcance. Supone elaborar un listado con las responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo, las relaciones jerárquicas
que le condicionan, las condiciones de trabajo, las responsabilidades de supervisión, etc. Es un producto del análisis de puestos de trabajo. En consecuencia, implica agrupar datos referidos todos ellos al puesto de
trabajo.
El diseño de puestos de trabajo es una de las funciones típicas de los departamentos de recursos humanos. La denominación del puesto puede generar ciertas tensiones psicológicas, pues conlleva connotaciones de status dentro de la organización.
El diseño de puestos de trabajo consiste en una actividad que se deriva del análisis del puesto de trabajo y que pretende la mejora a través de aspectos técnicos y humanos de manera que se logre una mayor eficacia organizativa y satisfacción laboral del empleado.
De cara a la descripción de puesto es importante tener en cuenta los siguientes factores:
Misión del puesto de trabajo
La misión del puesto de trabajo se presenta como un pequeño párrafo (no más de cinco líneas) en el cual se describe la esencia del puesto; es por ello que enfatiza la función o funciones más comunes, el output principal a que da lugar y el objetivo del puesto. En definitiva, permite clarificar la razón de ser del puesto de trabajo dentro de la organización.
Relaciones
En este apartado se detallan las relaciones que, por el mero hecho de ocupar un puesto de trabajo, el titular ha de mantener. Estas relaciones pueden estar referidas a actores internos (compañeros directos, superiores, empleados de otras unidades, subordinados, etc.) como a actores externos (proveedores, suministradores, clientes, entidades financieras, instituciones sociales, etc).
Responsabilidades y obligaciones
Normalmente este ítem es presentado bajo forma de listado en el cual se enumeran las principales obligaciones que entraña el puesto de trabajo en cuestión. También es frecuente que, tras cada obligación, aparezca un porcentaje que hace referencia a la cantidad de tiempo relativa que es invertida en el desempeño de cada una de éstas.
| Para qué | Objetivos del PT |
| Qué hacer. | • Actividades. • Funciones adjudicadas. • Expectativas del PT. |
| Cómo. | • Métodos, procesos. • Técnicas y sistemas utilizados. |
| Con qué. | • Tecnología, maquinaria. |
| Quién. | • Personas que van a desarrollar el PT |
| Con quién. | • Equipos de trabajo. • Compañeros, colaboradores. • Subordinados. |
| Cuándo. | • Períodos de ejecución. • Planning (calendario). |
| Dónde. | • Lugar de ejecución. • Lugar de influencia. • Relaciones. |
| Hasta cuándo. | • Planificación del término. |
| Para quién. | • Clientes. • Proveedores. • Agentes sociales. • Clientes internos. • Competencia. • Accionistas. • Otros. |
Importancia de la descripción de los puestos de trabajo
Frecuentemente se alude a la conveniencia de que el departamento de recursos humanos posea un amplio bagaje de información relativa a los diferentes puestos de trabajo que les permita la ejecución de los procesos típicos de la función.
Pero es importante que este bagaje, a partir de su análisis y posterior uso, permita incrementar la efectividad de las decisiones referentes a los procesos de gestión de recursos humanos, con miras naturalmente al incremento de la eficiencia global, porque los diferentes puestos se encuentran en relación directa con la productividad de cada organización. Si los puestos se diseñan bien y se
desempeñan de forma adecuada, la organización se encuentra en vías de lograr sus objetivos.
Cuando se inicie el proceso de análisis de puestos de trabajo deberá tomarse conciencia de su contribución al desarrollo de otros procesos típicos de gestión de recursos humanos. Así, de acuerdo a Sánchez Pérez (2005) el análisis de puestos:
a) Facilita el proceso de reclutamiento y selección del personal. El análisis de puestos y en concreto la especificación del mismo permite elaborar su perfil y conocer cuáles son las características de las personas idóneas para su desempeño, orientando sobre el lugar al que deberá acudirse para su reclutamiento, así como establecer hipótesis sobre cuáles deben ser las cualificaciones poseídas por los futuros titulares de los puestos y seleccionar los métodos adecuados para su selección.
b) Propicia la transparencia en el proceso de contratación. Entendido éste como un proceso de elección bilateral entre la organización y el individuo, resulta importante poder suministrar a las personas información no sólo sobre las exigencias y obligaciones del puesto sino también sobre las satisfacciones susceptibles de obtenerse a través de su desempeño. Puede ser, por tanto, una información relevante para la decisión de los candidatos en cuanto a su pertenencia o no a la organización.
c) Orienta el proceso de formación del personal. Tanto la descripción como especificación permite la preparación de programas de formación del personal dirigidos a conseguir el mayor ajuste entre los individuos y los puestos de trabajo que ocupan. Particular importancia reviste la formación de acogida, o sea, la ofrecida en los primeros momentos de la relación.
d) Productividad laboral, la cual va encaminada a conseguir que el individuo actúe de forma eficaz y eficiente en el desempeño del puesto adjudicado, así como prepararle para las transformaciones que ésta vaya a sufrir en un futuro próximo.
e) Posibilita la gestión de las carreras profesionales de los individuos. Promociones internas y demás movimientos de personal. La planificación de
carreras requiere de información relativa a las exigencias y naturaleza que cada puesto plantea. Las promociones y los desplazamientos constituyen, en ocasiones, fuentes potenciales de conflicto como consecuencia de haber asignado individuos a puestos sin tener en consideración las características de ambos. El análisis de puestos contribuye a que se realice una correcta afectación de los recursos humanos, impidiendo que se cumpla el tan temido principio de Peters: “la persona asciende hasta que llega al nivel máximo de su incompetencia”.
f) También es considerado un soporte fundamental en el proceso de valoración de puestos y la armonización salarial. Las respectivas exigencias de los puestos y la ponderación de sus contribuciones permiten establecer una jerarquía de las retribuciones, de forma que puestos similares tengan también similares retribuciones.
g) Igualmente, constituye un instrumento de inestimable ayuda para la evaluación del desempeño. Mediante el análisis de puestos de trabajo la organización puede identificar los comportamientos y resultados que distinguen aquellos individuos que obtienen excelentes desempeños de aquellos otros que no lo consiguen.
Téngase en cuenta que la evaluación del desempeño no es más que valorar la eficiencia y eficacia con la que se desempeñan los puestos de trabajo.
En TECH encontrarás un Máster en Dirección Estratégica de Recursos Humanos totalmente online mediante el cual podrás especializarte en el ámbito de tu interés desde la comodidad de tu hogar. En el mismo ámbito ofrecemos el Máster en Administración de Personas, que capacita al profesional en este aspecto tan específico de los Recursos Humanos, y el Máster en Selección de Personas y Diversidad Laboral, que responde a la alta demanda de expertos en este sector por parte de las empresas y corporaciones.
