Gestión de proyectos

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La gestión de proyectos, de acuerdo con la norma ISO 21500:2012 Directrices para la dirección y gestión de proyectos, es la aplicación de métodos, herramientas, técnicas y competencias a un proyecto, e incluye la integración de las diversas fases del ciclo de vida del proyecto. Un proyecto se define como un conjunto de procesos que consta de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y finalización, que se llevan a cabo para lograr unos objetivos concretos y que, además, son únicos, bajo una serie de restricciones.

El logro de los objetivos del proyecto requiere de la provisión de entregables que satisfagan los requisitos. Como se ha comentado, cada proyecto es único, y eso se debe a que en cada uno se encuentran diferencias en uno o varios de estos factores:

Los entregables
Las partes interesadas
Los recursos utilizados
Las restricciones
La forma en la que se adaptan los procesos para proveer los entregables

A la hora de plantear y organizar un proyecto resulta fundamental considerar el entorno del proyecto, esto es tanto los factores externos a los límites de la organización, que tienen impacto mediante la imposición de restricciones y la introducción de riesgos, como son los factores socioeconómicos, geográficos, políticos, legislativos, tecnológicos y ecológicos; como los factores internos de la organización, como la estrategia, la tecnología, la madurez de la dirección y gestión de proyectos y la disponibilidad de los recursos, la cultura y la estructura de la organización.

Se debe considerar que, como ingeniero, no solamente se trabaja en proyectos individuales, sino que se deben gestionar tanto, programas de proyectos, es decir, grupos de proyectos relacionados entre sí que se gestionan de forma coordinada para conseguir beneficios que no se alcanzarían si se gestionaran por separado.

La organización del proyecto

En la organización de un proyecto se van a encontrar una serie de roles y responsabilidades, aunque estas pueden variar dependiendo de cada organización y de la metodología que se aplique, las más habituales son:

Director del proyecto: lidera y gestiona las actividades del proyecto y es el responsable de su finalización.
Equipo de dirección: da soporte al director.
Equipo del proyecto: lleva a cabo las actividades específicas del proyecto.
Patrocinador del proyecto: autoriza el proyecto, toma las decisiones ejecutivas y resuelve los problemas y conflictos que puedan aparecer con otros grupos de la organización.
Comité de dirección del proyecto: proporciona orientación a un nivel superior al proyecto.
Propietario del producto: es el responsable de la gestión del resultado final del proyecto, que incluye la gestión del retorno de la inversión. Es una figura típica de la metodología Scrum. Resulta fundamental conocer y tratar con las partes interesadas, que son los clientes, los proveedores, los accionistas, los financiadores, los socios, los organismos reguladores y los grupos con intereses especiales que puede variar de un proyecto a otro.

Se deben conocer las restricciones que afectan a un proyecto, que, aunque no coinciden en todos los proyectos, pueden ser las siguientes: • La duración prevista y la fecha de finalización

El presupuesto del proyecto y su disponibilidad
La disponibilidad de recursos, como personal, instalaciones, equipamiento, materiales, etc.
Los factores relacionados con salud y seguridad del personal implicado
El nivel de exposición al riesgo aceptable • El impacto social y medioambiental del proyecto
Las leyes, reglamentos y otros requisitos legales Para estudiar la gestión de un proyecto se estudian varios grupos de procesos, que, aunque pueden variar dependiendo de la metodología utilizada, de forma habitual son los que se detallan a continuación.

Inicio

Los procesos de inicio se utilizan para comenzar una fase del proyecto o el propio proyecto en sí, para definir la fase del proyecto o los objetivos del proyecto, así como para autorizar al director del proyecto a proceder con las actividades necesarias. En este grupo se incluyen los siguientes procesos:

Desarrollo del acta de constitución del proyecto, que forma parte de la integración del proyecto, que consiste en el desarrollo de un documento que autorice, formalmente, la existencia del proyecto y proporcione la autoridad necesaria al director del proyecto y a los otros roles implicados.
Identificación de las partes interesadas, que forma parte de la gestión de partes interesadas, y analizando la información relativa a sus intereses, interdependencias, influencias y su impacto en el resultado.

Estos son los procesos más comúnmente aceptados, aunque la Norma ISO 21500:2012 añade también el establecimiento del equipo del proyecto, que otras metodologías más utilizadas lo incluyen en el grupo de procesos de ejecución.

Planificación

Son los procesos que se utilizan para desarrollar en detalle la planificación. Debe tener el detalle suficiente como para establecer líneas base contra las cuales se gestiona la implementación del proyecto. Además de contra las que se mide y controla el desempeño del proyecto. Es el grupo más importante, ya que incluye a la mayoría de los procesos:

Desarrollo de los planes del proyecto

Forma parte de la gestión de la integración del proyecto, consiste en la definición, preparación y coordinación de todos los componentes del plan y su consolidación en un plan integrado.

Alcance del proyecto

Los siguientes procesos forman parte de la gestión del alcance del proyecto:

Planificación del alcance del proyecto, que consiste en la creación de un plan que documente como se define, válida y controla el alcance.
Recopilación de los requerimientos del proyecto, es decir, determinar documentar y gestionar los requerimientos que debe cumplir el resultado del proyecto.
Definición del alcance del proyecto, describiéndolo de forma detallada.
Creación de una estructura de desglose de trabajos, consistente en dividir los entregables y los trabajos en unidades más pequeñas y manejables. Los siguientes forman parte de la gestión de la programación del proyecto:
Planificación y programación del proyecto, en el que se establecen las políticas, procedimientos y la documentación necesaria para su desarrollo.
Definición de las actividades, que consiste en identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para obtener los entregables.
Creación de la secuencia de actividades, que consiste en identificar y documentar la relación entre las diferentes actividades del proyecto.
Estimación de la duración de las actividades, estimación del número de horas-hombre necesarias para completar todas las actividades con sus estimaciones de recursos.
Desarrollo de un cronograma de actividades, incluyendo las secuencias, duraciones, requerimientos de recursos y restricciones para crear un cronograma del proyecto y de sus hitos para monitorizar y controlar su desarrollo.

Gestión del coste

Los siguientes procesos forman parte de la gestión del coste del proyecto:

Planificación de los costes, incluyendo la definición de cómo se estima el coste, el presupuesto necesario para el proyecto, así como su gestión, monitorización y control.
Estimación de los costes del proyecto, el desarrollo de una estimación de los recursos monetarios necesarios para completar el objetivo.
Determinación del presupuesto necesario para hacer frente a los costes de cada una de las actividades del proyecto.

Calidad

El siguiente proceso forma parte de la gestión de la calidad del proyecto:

Gestión del plan de calidad, identificando los requerimientos de calidad del proyecto y de sus entregables.

El profesional como gestor de proyectos

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