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La gestión en el inventario se centra en el control del conjunto de bienes en existencia destinados a realizar una operación, bien sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación y, de esta manera, asegurar el servicio a los clientes internos y externos, siendo su principal característica su alta rotación, debido a que suelen estar en posesión de la empresa durante un corto período de tiempo, ya que el objetivo es venderlos en el corto plazo.
Dicho de otra manera, las existencias o inventarios se definen como la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor.
Contablemente, las existencias forman parte del activo circulante y pueden ser algo tan elemental como una botella de desinfectante si forma parte del programa de mantenimiento de un edificio, hasta algo más complejo, como las materias primas de una empresa productiva, siendo un elemento de importancia prioritaria, ya que, normalmente, una empresa tiene invertido en existencias aproximadamente entre el 20 y el 30 % de sus activos, llegando al 90 % de su capital circulante. Es importante distinguir entre las existencias y los bienes inmovilizados. El plan contable define las existencias como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación y al inmovilizado como los activos destinados a servir, de forma duradera, en las actividades de la empresa.
Almacenamiento
Por lo tanto, la empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
- Para evitar una rotura de stocks si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar una fuga de clientes a la competencia.
- Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución si la demanda depende de la época del año, como, por ejemplo, la venta de fotoprotectores solares.
- Para obtener relevantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad, lo que contribuye a reducir los costes de los productos.
- Para compatibilizar mejor los ritmos de compras, producción y ventas, aprovechando mejor las oportunidades de negocio y reduciendo el efecto negativo de las amenazas, como el incremento inesperado de la demanda o el incumplimiento en el plazo de entrega.
Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias:
- Según su uso y movimiento: son materiales de uso seguro y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos.
- Materias primas: materiales utilizados para hacer los componentes del producto terminado.
- Componentes: son aquellas partes que se incorporan al producto final.
- Materiales obsoletos: están formados por materiales declarados fuera de utilización, es decir, que se han dejado de usar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causa gastos y pérdidas a la empresa por el espacio que ocupan.
- Materiales para consumo y reposición: como combustibles, productos de limpieza o productos para el mantenimiento general de empresas.
- Embalajes y envases: necesarios para el transporte y almacenamiento de los distintos productos, como cajas, pallets o contenedores.
- Según el proceso productivo: son los productos obtenidos en las fases de producción.
Gestión de inventarios: tipos de inventario
Cuando la empresa no fabrica directamente las existencias, sino que las adquiere ya fabricadas y las revende en el mismo estado en el que las adquiere, las existencias se denominan mercaderías. En este caso, el producto no se cataloga como producto terminado. Esto ya que esta es la denominación que se usa cuando la empresa actúa como fabricante. Dependiendo de la función que posee el inventario, se puede encontrar:
- Inventario en tránsito: se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos. Mimso que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Cuenta todos los materiales y productos que están por llegar de los proveedores a la empresa. Mientras el inventario se encuentra en camino, no tiene ninguna función útil para la empresa o para los clientes.
- Inventario de ciclo: resulta cuando se producen más productos de los necesarios. Esto debido a que se ha adquirido una mayor cantidad de materias primas con el objetivo de reducir costes de producción. Es el stock que permite satisfacer las necesidades de los clientes.
- El inventario de seguridad o de reserva: se basa en los bienes de emergencia que posee la empresa para posibles fallos en el proceso de producción; o aumentos inesperados de la demanda que modifiquen repentinamente el proceso de producción.
- Inventario de previsión o estacional: se organiza cuando se aumenta la producción en épocas de demanda baja. Esto con el objetivo de satisfacer las necesidades en épocas de demanda alta.
- Inventario de desacoplamiento: es el inventario requerido cuando existen dos procesos que requieren tasas de producción que no tienen la posibilidad de sincronizarse.
Importancia del inventario
La importancia de realizar un inventario radica en que permite a las empresas planificarse en sus actividades; además de mantener siempre un stock mínimo disponible para la venta, satisfaciendo así la demanda de los clientes. Eso sí, sin mantener mucho tiempo la mercancía en el almacén, ya que esto implica un coste importante para la empresa. El actuar un inventario de forma periódica permite a la empresa identificar si los registros contables coinciden con el inventario físico; este inventario es el conteo manual de todas las existencias de una empresa. Así, contando los bienes destinados para la elaboración de otros productos, los productos en proceso, bienes finales y activos fijos, entre otros.
Por otro lado, el inventario revela las pérdidas por productos en mal estado, particularmente relevante en el caso de aquellos que son perecederos, así como la identificación de bienes obsoletos a los cuales se debe dar de baja o la confirmación de la rotación de productos. Comprobando así, si alguna mercancía está siendo fabricada en un número mucho mayor a su demanda, afectando así el resultado de la empresa. Otras razones para elaborar y mantener un inventario son:
- Capacidad de predicción: el inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa o vende.
- Inestabilidad del suministro: el inventario protege de los retrasos de los proveedores o de la dificultad de una provisión constante, lo que puede dar lugar a ventas perdidas, clientes insatisfechos o costos por retrasar o parar la producción.
- Protección de precios: la compra de inventario, en los momentos adecuados, ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos.
- Menores costes de pedidos: los inventarios pueden suponer una reducción de los costes de adquisición si se compran mayores cantidades por pedido.
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