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La ejecución, monitorización, control y cierre son base y pilar en la adecuada gestión en el proyecto de software correctamente estructurado. Se hace crucial que el profesional de este campo tenga pleno conocimiento y habilidades que le permitan ejecutar cada una de estas etapas de manera adecuada. Según el criterio más difundido a nivel empresarial, que es el del PMI, los procesos de la dirección de proyectos se clasifican en cinco grupos principales:
- Grupo de Procesos de Inicio. Son los procesos que se realizarán para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente cuando se obtenga el permiso para iniciar el proyecto o fase.
- Grupo de Procesos de Planificación. Son los procesos necesarios para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para lograr los objetivos propuestos del proyecto.
- El grupo de Procesos de Ejecución. Son los procesos ejecutados para completar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto, con el fin de cumplir con los requisitos del proyecto.
- Grupo de Procesos de Monitoreo y Control. Son los procesos necesarios para monitorear, analizar y regular el progreso y desempeño del proyecto, identificar áreas en las que el plan requiere cambios y comenzar los cambios correspondientes.
- Grupo de Procesos de Cierre. Son los procesos implementados para terminar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.
Estos cinco grupos de procesos son independientes de las áreas de aplicación (como marketing, servicios de información o contabilidad) y de los enfoques de la industria de aplicación (como la construcción, aeroespacial, telecomunicaciones, informática, etc.). Los procesos individuales de los grupos de procesos a menudo se repiten antes de que se complete una fase o proyecto. El número de iteraciones de los procesos e interacciones entre procesos variará según las necesidades del proyecto.
Clasificación de los procesos
En general, los procesos se clasifican en una de estas tres categorías:
- Procesos que se utilizan solo una vez o en puntos predefinidos del proyecto. Ejemplos de esto son el desarrollo del acta de constitución del proyecto y la finalización o cierre del proyecto o fase.
- Procesos que se realizan con regularidad si es necesario. Por ejemplo, los recursos se adquieren cuando se necesitan de ellos. Las adquisiciones se ejecutan antes de que se necesite el elemento en cuestión.
- Procesos que se ejecutan continuamente a lo largo del proyecto. La definición de tareas se puede hacer durante todo el ciclo de vida del proyecto, especialmente si el proyecto emplea una planificación incremental o un enfoque de desarrollo adaptativo. Muchos de los procesos de seguimiento y control son continuos desde el inicio del proyecto hasta su finalización.
El resultado de un proceso generalmente puede convertirse en una entrada de otro proceso, o es un entregable o una fase del proyecto. Por ejemplo, el plan de dirección del proyecto creado en el grupo de procesos de planificación y los documentos del proyecto (por ejemplo, registro de riesgos, matriz de asignación de responsabilidades, etc.) se ponen a disposición del grupo de procesos de ejecución, donde se ejecutan las actualizaciones.
Los grupos de procesos no son fases del proyecto. Cuando el proyecto se divide en fases, los procesos de los grupos de procesos interactúan dentro de cada fase. Todos los grupos de procesos se pueden representar dentro de una fase, como se muestra en la imagen anterior. Dado que los proyectos se dividen en distintas fases, como el desarrollo conceptual, el estudio de viabilidad, el diseño, el prototipo, la construcción o prueba, etc.
La ejecución del proyecto
El Grupo de Procesos de Ejecución consiste en aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. Este Grupo de Procesos implica la coordinación de recursos, la gestión de la participación de los interesados y la integración y ejecución de las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de dirección del proyecto.
La ventaja clave de este Grupo de Procesos es que el trabajo necesario para cumplir con los requisitos y objetivos del proyecto se lleva a cabo de acuerdo con el plan. Gran parte del presupuesto, recursos y tiempo del proyecto se utiliza para llevar a cabo los procesos del Grupo de Procesos de Ejecución. Los procesos del Grupo de Procesos de Ejecución pueden generar solicitudes de cambio. Si se aprueban, las solicitudes de cambio pueden desencadenar uno o más procesos de planificación que conduzcan a un plan de gestión o documentos de proyecto modificados, y posiblemente nuevas líneas de base. Los procesos involucrados en el Grupo de procesos de ejecución son:
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto es el proceso de liderar y ejecutar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para lograr las metas del proyecto. La principal ventaja de este proceso es que define la dirección general del trabajo y los entregables del proyecto. Por ello, aumenta la probabilidad de éxito del proyecto. Este proceso se lleva a cabo durante todo el proyecto.
Gestionar el Conocimiento del Proyecto
La gestión del conocimiento del proyecto consiste en utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento. Esto para lograr los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional. Las principales ventajas de este proceso son que el conocimiento previo de la organización se usa para lograr o mejorar los resultados del proyecto. Además, el conocimiento producido por el proyecto está disponible para apoyar el funcionamiento de la organización y futuros proyectos o fases. Este proceso se lleva a cabo durante todo el proyecto.
Plan de dirección: ejecución, monitorización, control y cierre
Las necesidades del proyecto determinan los componentes del plan de dirección del proyecto y los documentos requeridos del proyecto.
- Gestionar la Calidad. La gestión de la calidad es el proceso de convertir el plan de gestión de la calidad en actividades de calidad ejecutables. Mismas que integran las políticas de calidad de la organización en el proyecto. El principal beneficio de este proceso es que aumenta la probabilidad de lograr los objetivos de calidad. Así como la identificación de procesos ineficientes y causas de mala calidad. Este proceso se lleva a cabo durante todo el proyecto.
- Adquirir Recursos. La adquisición de recursos es el proceso de obtención de los miembros del equipo, las instalaciones, el equipo, los materiales, los suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto. La principal ventaja de este proceso es que describe y orienta la selección de recursos y los asigna a sus respectivas actividades.
- Desarrollar el Equipo. El desarrollo de equipos es el proceso de mejorar las habilidades; la interacción de los miembros del equipo y el entorno general del equipo para mejorar el desempeño del proyecto.
- Dirigir al Equipo. Liderar el equipo es el proceso de monitorear el desempeño de los miembros del equipo, brindar retroalimentación, resolver problemas y administrar cambios en el equipo para optimizar el desempeño del proyecto.
- Gestionar las Comunicaciones. La gestión de las comunicaciones es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, seguimiento y disposición final de la información del proyecto sea oportuna y apropiada.
- Implementar la Respuesta a los Riesgos. Implementar la respuesta al riesgo es el proceso de implementar planes de respuesta al riesgo acordados.
- Efectuar las Adquisiciones. Es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
Dirección de proyectos informáticos
La administración y gestión resultan campos importantes y cruciales en cualquier tipo de empresa y proyecto. Siempre y cuando se busque un objetivo en general, debe existir una o varias figuras que dediquen su profesionalismo e intelecto a este campo. El mismo resulta exigente en cuanto a las habilidades y talentos que se requiere, teniendo en cuenta que será él quien dará dirección adecuada al equipo de trabajo. Por esta razón, la presencia de la adecuada capacitación y preparación académica se hace completamente necesaria para una ejecución completamente limpia.
TECH Universidad Tecnológica se posiciona actualmente como la mayor universidad digital del mundo. Este título ha sido logrado mediante el diseño de un amplio portafolio educativo enfocado en las necesidades laborales de los profesionales. Caso ejemplo de ello es su Facultad de Informática, donde se encuentran posgrados tales como el Máster en Tecnología Específica de Telecomunicación y el Máster en Industria 4.0 y Transformación Digital. Sin embargo, para aquellos interesados en el campo del desarrollo de software, no cabe duda que su mejor elección será optar por el Máster en Ingeniería de Software y Sistemas de Información.
