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Planificar la gestión de la comunicación y los recursos humanos es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las actividades de comunicación del proyecto en función de las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos organizativos disponibles y las necesidades del proyecto. El principal beneficio de este proceso es un enfoque documentado para involucrar a las partes interesadas de manera efectiva y eficiente mediante el envío de información relevante de manera oportuna. Este proceso se lleva a cabo periódicamente durante todo el proyecto, según sea necesario.
Al comienzo del ciclo de vida del proyecto, se desarrolla un plan de gestión de la comunicación eficaz que tiene en cuenta las diferentes necesidades de información de los participantes del proyecto. Debe revisarse periódicamente y cambiarse si es necesario cuando ocurren cambio en la comunidad de los interesados o comienzo de cada nueva fase del proyecto. En la mayoría de los proyectos, la comunicación se planifica muy temprano, mientras se identifican las partes interesadas y se desarrolla el plan de gestión del proyecto.
Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información sobre el proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución pueden variar mucho. Además, los métodos para almacenar, restaurar y su disposición final de la información del proyecto deben ser considerados y documentados durante este proceso. Los resultados del proceso de Planificar la Gestión de las Comunicaciones deben comprobarse periódicamente a lo largo del proyecto y modificarse según sea necesario para garantizar su aplicabilidad continua.
Análisis de requisitos de comunicaciones
El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de las partes interesadas del proyecto. Entonces, estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Así pues, las fuentes comunes de información que se utilizan para identificar y definir los requisitos de comunicación del proyecto incluyen, entre otras:
- Requisitos de información y comunicación de los interesados provenientes del registro de interesados y el plan de involucramiento de los interesados
- Cantidad de canales o vías de comunicación potenciales, incluidas las comunicaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos
- Organigramas
- Organización del proyecto y responsabilidad, relaciones e interdependencias de los interesados
- Enfoque de desarrollo
- Disciplinas, departamentos y especialidades involucrados en el proyecto
- Logística del número de personas que estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones.
- Necesidades de información interna (p.ej., comunicaciones dentro del ámbito de las organizaciones)
- Necesidades de información externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el público o los contratistas)
- Requisitos legales
Tecnología de las comunicaciones
Los métodos de transferencia de información entre los participantes del proyecto pueden variar ampliamente. Así, los métodos comunes de compartir información y colaboración incluyen: conversaciones, reuniones, documentos escritos, bases de datos, redes sociales y sitios web. Por lo tanto, los factores que pueden influir en la elección de la tecnología de comunicación incluyen:
- Urgencia de la necesidad de información. La urgencia, frecuencia y formato de la información a transmitir puede variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes fases de un proyecto.
- Disponibilidad y confiabilidad de la tecnología. La tecnología necesaria para la difusión de los objetos de comunicación del proyecto debe estar disponible y ser compatible y accesible para todos los interesados a lo largo del proyecto.
- Facilidad de uso. La elección de las tecnologías de la comunicación debe ser apropiada para los participantes del proyecto y se deben planificar eventos de capacitación apropiados, si corresponde.
- Entorno del proyecto. Si el equipo se reunirá y trabajará cara a cara o en un entorno virtual, si estará en una o más zonas horarias, si utilizará varios idiomas para comunicarse y, finalmente, la posible existencia de cualquier otro entorno. Factores del proyecto, aspectos de la cultura, pueden limitar la eficacia de la comunicación
- Sensibilidad y confidencialidad de la información. Algunos aspectos para evaluar son:
- Si la información a comunicar es sensible o confidencial. En ese caso, pueden ser necesarias medidas de seguridad adicionales.
- Políticas de redes sociales para los empleados, con el fin de garantizar un comportamiento apropiado, seguridad y protección de la información privilegiada.
Modelos de comunicación
Los modelos de comunicación pueden representar el proceso de comunicación en su forma lineal más básica (emisor y receptor), en una forma más interactiva que engloba el elemento adicional de retroalimentación (emisor, receptor y retroalimentación), o mediante una forma más compleja que incorpora los elementos humanos del remitente o destinatario y trata de reflejar la complejidad de cualquier comunicación que involucre personas.
- Modelo básico de comunicación emisor/receptor. Este modelo describe la comunicación como un proceso y consta de dos partes, llamadas emisor y receptor. Se preocupa por garantizar que el mensaje se transmita en lugar de comprenderlo.
- Modelo de comunicación interactiva. Este modelo también describe la comunicación como un proceso de dos partes, el emisor y el receptor, pero reconoce la necesidad de asegurarse de que se ha entendido el mensaje. En este modelo, el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que pueda comprometer la comprensión del mensaje, como distracción del receptor, variaciones en las percepciones de los receptores o falta de interés o conocimiento apropiado.
- Modelo de comunicación Intercultural. La comunicación intercultural presenta desafíos para garantizar que se comprenda el significado del mensaje. Las diferencias en los estilos de comunicación pueden resultar de diferencias en los métodos de trabajo, edad, nacionalidad, disciplina profesional, etnia, raza o género. Las personas de diferentes culturas se comunican en diferentes idiomas (por ejemplo, documentos de diseño técnico, diferentes estilos) y esperan diferentes procesos y protocolos.
La comunicación y los recursos humanos: métodos de comunicación
Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los interesados del proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en:
- Comunicación interactiva. Entre dos o más interlocutores que realizan un intercambio de información multidireccional en tiempo real. Utiliza objetos de comunicación como reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, algunas formas de redes sociales y videoconferencias.
- Comunicación de tipo push (empujar). Enviado o distribuido directamente a destinatarios específicos que necesitan recibir la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que realmente haya llegado o sea comprendida por el público destinatario. Los objetos de comunicación de tipo push incluyen cartas, notas, informes, correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, blogs y comunicados de prensa.
- Comunicación de tipo pull (tirar). Se usa para conjuntos de información complejos y voluminosos o para una gran audiencia; requiere que los receptores accedan al contenido a su discreción sujeto a procedimientos de seguridad. Estos métodos incluyen portales web, sitios de intranet, aprendizaje virtual (e-learning), base de datos de lecciones aprendidas o repositorios de conocimiento.
Conformación de un equipo de trabajo
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