El desarrollo del presupuesto

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La estimación de costos es el proceso de estimar el costo de los recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto. El principal beneficio de este proceso es que determina los recursos monetarios necesarios para el proyecto. Este proceso se realiza regularmente durante todo el proyecto según sea necesario. Una estimación de costos y el adecuado desarrollo del presupuesto es una estimación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

Es una predicción basada en la información disponible en un momento definido. Las estimaciones de costos incluyen la identificación y consideración de varias alternativas de costos para comenzar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el proyecto, se debe considerar el equilibrio entre costos y riesgos, hay que determinar el beneficio de hacer vs. comprar vs. alquilar y el uso de recursos comunes.

Las estimaciones de costes suelen expresarse en unidades de alguna moneda (por ejemplo, dólares, euros, etc.), aunque en algunos casos se pueden utilizar otras unidades de medida, como horas trabajadas o días laborables, para facilitar las comparaciones, eliminando el impacto de fluctuaciones monetarias. Las estimaciones de costos deben revisarse y refinarse a lo largo del proyecto para reflejar más detalles a medida que se conocen y se prueban los supuestos de partidas. La precisión de la estimación del costo de un proyecto aumenta a medida que el proyecto avanza en su ciclo de vida.

Un proyecto en su fase inicial, por ejemplo, puede tener una estimación aproximada por orden de magnitud (ROM) en el rango de −25% a + 75%. En una etapa posterior del proyecto, a medida que se disponga de más información, la precisión de las estimaciones se puede reducir de -5% a + 10%.

Entradas

Plan para la dirección del proyecto

Plan de Gestión de Costes. Dado que detalla los criterios, técnicas, procedimientos y herramientas para estimar los Costes del Proyecto, además de los relativos a los otros procesos de Gestión del coste.
Plan de Gestión de calidad. El plan de gestión de la calidad describe las actividades y los recursos necesarios para que el equipo de gestión del proyecto logre los objetivos de calidad establecidos para el proyecto.
Línea Base del Alcance. La línea base del alcance puede contener información adicional sobre requisitos con implicaciones contractuales y legales, está relacionada con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta información debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones de costos.
- Enunciado del Alcance: Un supuesto que es necesario conocer para estimar los costos del Proyecto, es si los estimados se referirán únicamente a los costes directos (CD) o incluirán también los costes indirectos (CI) del Proyecto. El enunciado del Alcance proporciona información sobre restricciones, límites y supuestos del Proyecto. Una posible restricción podría ser un presupuesto limitado.
- Estructura de desglose del trabajo y su diccionario.

Documentos del proyecto

Registro de lecciones aprendidas
Cronograma del Proyecto. Los costos del Proyecto vienen determinados por el tipo y cantidad de recursos, así como el tiempo que dichos recursos utilizan para completar las actividades del Proyecto.
Registro de recursos.
Registro de riesgos. Es importante también, considerar los costos de mitigación de riesgos.

Factores ambientales de la empresa

Condiciones de mercado
Información comercial publicada
Tasa de cambio e inflación

Activos de los procesos de la Organización

Políticas y plantillas de estimación de costos.
Información histórica y lecciones aprendidas.

Herramientas y técnicas

Juicio de expertos: Junto con la información histórica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información procedentes de Proyectos similares anteriores. También puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
Estimación análoga: Usa el costo real de Proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual, que a veces se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del Proyecto. Generalmente, es un método menos costo y más rápido que otros, pero, por el contrario, es menos exacto.
Estimación paramétrica: Consiste en emplear información histórica para estimar los costos futuros. Consigue niveles superiores de exactitud.
Estimación ascendente: Estimación de los costes de los componentes de trabajo. Se estima el costo de cada paquete de trabajo o actividad, con el mayor grado de detalle posible, de manera que el costo se resume en niveles superiores.
Estimación por tres valores: La precisión de las estimaciones de costos de valor único se puede mejorar teniendo en cuenta la incertidumbre y el riesgo y empleando tres estimaciones de valor para definir un rango aproximado de costos de actividad:
- Más probable (cM). El costo de la actividad se estima con base en una evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto previsto. – Optimista (cO). El costo según el mejor escenario posible.
- Pesimista (cP). El costo según el peor escenario posible.
- Esperada (cE). Este se calcula mediante el uso de dos fórmulas que son:
  - Distribución triangular. cE = (cO + cM + cP) / 3
  - Distribución beta. cE = (cO + 4cM + cP) / 6

Análisis de datos

Análisis de reserva. El estimado de costos puede incluir reservas de costo adicionales para contingencias sobre aquellos eventos previstos, pero inciertos. Puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos. Según se va disponiendo de más información sobre el Proyecto, esta reserva puede emplearse, reducirse o eliminarse. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento. El presupuesto debe incluir estas reservas y pueden ser administradas por el Director de Proyecto (DP) sin solicitar autorización.
Análisis de alternativas. El análisis alternativo es una técnica que se usa para evaluar las opciones identificadas para elegir qué opciones o enfoques usar para realizar y llevar a cabo el trabajo del proyecto. Un ejemplo sería evaluar el costo, el cronograma, los recursos y los efectos cualitativos de comprar un suministro frente a la posibilidad de producirlo.
Costo de la Calidad. Aseguramiento de la Calidad del Proyecto.
Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS). Este puede incluir hojas de cálculo, un programa de simulación y herramientas de análisis estadístico para respaldar la estimación de costos. Estas herramientas simplifican el uso de algunas de las técnicas de estimación de costos; así facilitan el estudio rápido de alternativas de estimación de costos.
Toma de Decisiones. Las técnicas de toma de decisiones que pueden usarse en el proceso de estimación de costos incluyen, pero no se limitan a la votación. Esta es un proceso de evaluación que gestiona varias alternativas, con un resultado esperado en forma de acciones futuras. Estas técnicas son útiles para motivar a los miembros del equipo a mejorar la precisión de la estimación y su nivel de compromiso con los resultados de las estimaciones resultantes.

Planeación en proyectos de software

Todos los proyectos, independiente de su área, deben contar con ciertos parámetros que permitan su adecuado desarrollo. A medida que los mismos avancen se deberá controlar cada una de las etapas que el mismo atraviese, de manera que se evitan sobrecostes e inconvenientes. El curso de ello se encuentra a cargo, por lo general, de un profesional en gestión que cuenta con la información necesaria para que todo sea llevado a cabo de manera adecuada. En el caso de los proyectos de desarrollo de software no existe excepción, sin embargo, muchos de los parámetros a tener en cuenta varían en función del campo.

TECH Universidad Tecnológica se centra en la educación de alta calidad en modalidad completamente virtual. Mediante el diseño de un amplio portafolio educativo, se ha logrado el objetivo con gran cantidad de egresados desde su fundación. Su Facultad de Informática, por ejemplo, oferta posgrados tales como el Máster en Tecnología Específica de Telecomunicación y el Máster en Visual Analytics & Big Data. Por otra parte, para aquellos profesionales interesados en complementar su educación base con temáticas como la revisada en el presente texto, no cabe duda que su mejor decisión será optar por el Máster en Ingeniería de Software y Sistemas de Información.