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Gran parte de la planificación y el control de un proyecto se basa en herramientas gráficas que contribuyen a una mejor comprensión. Dichas herramientas relacionadas con el intervalo de tiempo o fecha límite se basan en el desarrollo del cronograma de las actividades individuales que componen el proyecto. Según el criterio estandarizado de la PMI, los pasos a seguir para una buena gestión del tiempo son:
- Planificar la gestión del cronograma.
- Definir las actividades.
- Secuenciar las actividades.
- Estimar la duración de las actividades.
- Desarrollar el cronograma.
- Controlar el cronograma.
Esto permite gestionar los procesos requeridos para culminar en el plazo previsto el proyecto. Estos procesos de gestión del tiempo, así como las técnicas y herramientas adecuadas, se documentan en el llamado plan de gestión del cronograma. Así, el plan de gestión del cronograma es un plan secundario del plan de gestión de proyectos y se integra con él a través del proceso de Desarrollo de un plan para la dirección de proyectos. Permite identificar un método de planificación y una herramienta de planificación, y establece el formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto.
El método de programación seleccionado definirá el marco y los algoritmos que se utilizarán en la herramienta de programación para crear el modelo de programación. Así, entre los métodos más conocidos se encuentran el método de ruta crítica (CPM) y el método de cadena crítica (CCM). El desarrollo del cronograma del proyecto, con la ayuda de la herramienta de planificación, usa las salidas de los procesos para definir y secuenciar las actividades, evaluar los recursos necesarios para desarrollarlas y sus duraciones, y así generar el modelo de planificación. El cronograma completado y aprobado constituye la línea base que se usará en el proceso de control del cronograma.
Herramientas y técnicas
- Juicio de expertos. Se considera la experiencia de personas o grupos con formación especializada o conocimientos en proyectos similares anteriores.
- Análisis de datos. Las técnicas de análisis de datos que se pueden utilizar para este proceso incluyen, entre otras, el análisis de alternativas. Por lo anterior, puede incluir determinar qué metodología de programación emplear o cómo combinar varios métodos en el proyecto.
También puede incluir determinar qué tan detallado se requiere el cronograma, la duración de la ola para la planificación incremental y la frecuencia con la que debe revisarse y actualizarse. Por esto, se debe lograr un equilibrio adecuado para cada proyecto entre el nivel de detalle necesario para gestionar el cronograma y el tiempo que lleva mantenerlo actualizado. - Reuniones. Los equipos de proyecto pueden organizar reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión del cronograma. Los participantes en estas reuniones pueden incluir al director del proyecto, el patrocinador del proyecto, algunos miembros del equipo del proyecto, algunas partes interesadas, cualquier persona con la responsabilidad de planificar o ejecutar el programa, así como otros según sea necesario.
Salidas
Plan de Gestión del Cronograma. Es un componente del plan de la dirección del proyecto que define los criterios y actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma. Lo anterior, dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestión del cronograma puede ser formal o informal, detallado o más general, e incluir umbrales de control apropiados.
Definir las actividades
Es el proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben ejecutar para desarrollar los entregables del proyecto. Así, la ventaja clave de este proceso es que divide los paquetes de trabajo en actividades del cronograma que proporcionan una base para evaluar, planificar, ejecutar, monitorear y supervisar el trabajo del proyecto. Por lo anterior, este proceso se lleva a cabo durante todo el proyecto.
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto.
Sus componentes son:
- Plan de gestión del cronograma. Define la metodología de planificación, la duración de la ola para la planificación incremental y el nivel de detalle necesario para gestionar el trabajo.
- Línea base del alcance. La EDT/WBS, los entregables del proyecto, las restricciones y los supuestos, que son documentados en la línea de base del alcance, deben tenerse en cuenta explícitamente al definir las actividades.
- Factores ambientales de la empresa. Los factores que influyen en el proceso de Definir las actividades son:
- Cultura y la estructura de la organización
- Información comercial de dominio público almacenada en bases de datos comerciales
- Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS)
Activos de los Procesos de la Organización
Estos pueden influir en el proceso, algunos de estos activos son:
- Archivo de lecciones aprendidas que contiene información histórica sobre listas de tareas utilizadas en proyectos anteriores con características similares.
- Procesos estandarizados
- Plantillas que contienen una lista de tareas estándar o parte de una lista de tareas de un proyecto anterior.
- Políticas, procedimientos y guías existentes relacionados con la planificación de actividades, formales o informales. Así como la metodología de planificación, que deben ser tenidas en cuenta en la definición de actividades.
Herramientas y técnicas
- Juicio de Expertos. Se considera la experiencia de personas o grupos con formación especializada o conocimientos en proyectos similares anteriores.
- Descomposición. Esta es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en piezas más pequeñas y manejables. Las actividades representan el esfuerzo requerido para completar un paquete de trabajo. El proceso de Definir actividades establece las salidas finales como actividades y no como entregables, lo cual se realiza en el proceso Crear la EDT/WBS.
- Planificación Gradual
- Reuniones
Salidas
- Lista de Actividades. Contiene las actividades del cronograma requeridas para llevar a cabo el proyecto. Para los proyectos que utilizan planificación gradual o ágiles, la lista de actividades se actualiza periódicamente a medida que avanza. Para cada actividad, la lista de actividades incluye un identificador de la actividad y una descripción del alcance del trabajo con suficiente detalle para asegurar que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo a realizar.
- Atributos de las actividades. Los atributos de actividad amplían la descripción de la actividad al identificar diferentes componentes relacionados con cada uno de ellos. Los componentes de cada actividad evolucionan con el tiempo. En la fase inicial del proyecto, estos atributos incluyen el identificador (ID) de tarea único, el identificador EDT/WBS y la descripción o nombre de la actividad.
- Lista de Hitos. Un hito es un punto o evento importante en el proyecto. Una lista de hitos identifica todos los hitos del proyecto e indica si son obligatorios, como los requeridos por el contrato, u opcionales, como los que se basan en información histórica.
- Solicitudes de Cambio. Una vez que las líneas base del proyecto han sido definidas, la elaboración progresiva de los entregables en actividades puede revelar trabajo que inicialmente no formaba parte de las líneas base del proyecto.
- Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto. Cualquier cambio en el plan de dirección del proyecto pasa por el proceso de control de cambios de la organización mediante una solicitud de cambio. Los componentes que pueden requerir una solicitud para cambiar el plan de gestión del proyecto incluyen:
- Línea base del cronograma
- Línea base de costos
El desarrollador y sus habilidades
La creación de cualquier producto de software es un proceso complejo que requiere de ciertas habilidades y conocimientos. Es por esta razón que se requiere que el profesional que esté tras este proceso cuente con la experiencia y la educación adecuada. Esto permitirá que el resultado sea óptimo y presente la menor cantidad de baches y errores durante el procedimiento.
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