Fundamentos de la administración de la farmacia

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Los fundamentos de la administración de la farmacia comienzan desde la gestión. Esta es una de las actividades humanas más importantes y tan antiguas como las organizaciones tradicionales, como son el Estado, el Ejército o la Iglesia; desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha venido a confiar cada vez más en el esfuerzo del grupo y que muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez más importancia.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. También se define como el proceso de obtención y organización de recursos y de cumplimiento de metas a través de otras personas. Según Robbins y Decenzo, el término administración se refiere “al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto a ellas”. A su vez, definen los siguientes conceptos:

• Eficiencia: hacer algo correctamente; se refiere a la relación que hay entre bienes y productos; busca reducir al mínimo los costos de los recursos.
• Eficacia: hacer lo correcto; alcanzar las metas.
• Proceso: se refiere a las actividades primordiales que desempeñan los gerentes.

Por medio de la administración de empresas, se persigue que cada unidad económica o compañía consiga funcionar de la manera más óptima o eficiente posible, gestionando sus recursos y sus capacidades de manera coherente.

Funciones administrativas

Si bien existen diversas clasificaciones, actualmente se considera que planificar, organizar, dirigir y controlar son las cuatro funciones básicas de todo proceso administrativo. Se trata de funciones diferentes, pero no independientes, ya que están íntimamente relacionadas:

1. Planificar: definir metas u objetivos, establecer estrategias y elaborar planes para conseguir alcanzar los objetivos. La planificación implica priorizar y comprometerse a la hora de decidir qué hacer y cómo hacerlo.
2. Organizar: asignar tareas, recursos y responsabilidades; establecer una estructura de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar y cooperar para alcanzar las metas organizativas. En este punto, entran los diferentes departamentos con los que cuente la empresa y la manera en que se interrelacionan, recursos humanos, marketing, producción, ventas, etc. El resultado de organizar es la creación de una estructura organizativa, siendo el organigrama su representación gráfica.
3. Dirigir: orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la organización con el fin de que ayuden a la consecución de las metas organizacionales.
4. Controlar: vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo planificado; evaluar el desempeño y adoptar, si fuera necesario, medidas correctivas.

Fundamentos de la administración de la farmacia: la empresa

Definición de empresa

De manera general, la empresa puede definirse como “toda organización humana que, de forma dinámica y creativa, se orienta a producir bienes (producto/servicio) a cambio de una ganancia o beneficio económico”. Por otro lado, según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, el término organización se refiere a “la acción y efecto de organizar u organizarse, a una asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines y a disposición, arreglo u orden”. Por lo tanto, la organización es un grupo de personas constituido conscientemente con el propósito de alcanzar un determinado objetivo.

De ahí que toda organización ha de estar formada por personas capaces de unirse con otras que quieren colaborar en una actividad para alcanzar una finalidad común y este conjunto organizado coincide con la definición global de lo que es una empresa. Según su vertiente, una empresa puede definirse como:

• Vertiente económica. Organización que adquiere unos recursos, paga un precio por ellos, los combina y los transforma para crear bienes y servicios útiles para los consumidores, con la finalidad de cumplir sus objetivos.
• Vertiente técnica. Es el conjunto de recursos materiales, tecnológicos y humanos que se organizan para elaborar un producto o prestar un servicio; se encarga, por lo tanto, de la explotación de los recursos.
• Vertiente jurídica: la empresa es una entidad jurídica compuesta por dos o más personas. Estas ponen en común, recursos como trabajo o capital para desarrollar una actividad conjuntamente. En este caso, se hablaría de la empresa como una sociedad.

Los elementos de la empresa

En cualquier empresa, existen diferentes elementos indispensables para su funcionamiento y el logro de sus objetivos:

• Factor humano: este elemento está formado por aquellas personas con una vinculación directa con la empresa, como son los trabajadores, los accionistas o propietarios de los bienes económicos de esta. Existe otro grupo de personas que también participa en el desarrollo de la empresa como son los clientes o los proveedores.
• Elementos materiales: estos elementos hacen referencia a los bienes tangibles de la empresa. Estos bienes se pueden diferenciarlos en:
  • Bienes corrientes: formado por los activos temporales o funcionales, como son las materias primas, los productos terminados o el dinero en caja. Bienes no corrientes: son los activos permanentes de la empresa y que permiten que esta realice su actividad, como las instalaciones, los equipos informáticos, el mobiliario o la maquinaria.
• Elementos inmateriales: se trata de elementos intangibles que no son tan perceptibles a simple vista, pero que tienen una gran importancia dentro de la empresa. Dentro de este grupo de elementos, se pueden distinguir:
  • La organización: relaciona el factor humano y los bienes materiales, por lo tanto, hace referencia a las relaciones de autoridad, coordinación y comunicación necesarias entre todos y cada uno de los miembros de la empresa para que puedan alcanzar sus objetivos de manera adecuada.
  • La cultura: valores y creencias de una empresa que marcan cuáles van a ser las pautas de comportamiento de sus miembros.
  • La imagen: este concepto hace referencia a la forma en la que el entorno ve la empresa, como el nombre de la marca o el logotipo, etc.
• Entorno: son todos los factores externos, generales y específicos, del sector en el que opera la empresa y que pueden influir en el desarrollo de su actividad.

La empresa como sistema

Desde mediados del siglo XX, se considera a la empresa como un sistema, es decir, toda empresa es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí y con el sistema global, que tratan de alcanzar determinados objetivos. La empresa es un sistema abierto, ya que está en interacción con el entorno que la rodea y está compuesta por una combinación de elementos o subsistemas que necesitan trabajar conjuntamente para lograr los objetivos fijados y, a su vez, se trata de un sistema artificial, ya que ha sido diseñado por el hombre.

Por otro lado, la empresa tiene la capacidad de autorregularse, ya que recoge información externa y la procesa para adaptarse a cualquier cambio y conseguir así sus objetivos, de acuerdo a las condiciones del entorno. Por último, la empresa es un sistema jerárquico, ya que está integrada en un sistema de orden superior y este se puede descomponer en subsistemas que se comportan como nuevos sistemas, manteniendo relaciones de dependencias y jerarquías. En resumen, se puede definir a la empresa como un sistema:

• Abierto
• Artificial
• Autorregulado
• Jerárquico

La farmacia y la administración

Dentro del campo de la farmacia se desarrollan muchas actividades más allá que la mera dispensación de medicamentos. Por ello, es de vital importancia que el profesional de este campo se encuentre correctamente capacitado en diferentes ámbitos. Uno de ellos es la correcta administración y gestión dentro de estos espacios destinados a los medicamentos y fármacos.

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