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Cuando se piensa en la organización de la oficina de farmacia, esta suele ser vista como un establecimiento sanitario, pero no se puede olvidar que es una empresa y, como tal, deben establecer los procesos internos y la gestión adecuada para su correcto funcionamiento. Si el farmacéutico titular gestiona la oficina de farmacia organizándola como una pequeña empresa, verá resultados positivos en la optimización de procesos; además, este tipo de organización reduce la carga de trabajo que soporta el titular, ya que cada empleado se hace cargo de sus propias funciones.
Para crear una organización eficiente de la farmacia, es fundamental plantear la gestión por departamentos. Allí debe haber un responsable que elabore protocolos que estandaricen los procesos; generalmente, existen tareas básicas que, aunque se asignen al personal destinado para ello de manera concreta, como puede ser la limpieza general de la oficina de farmacia, debe ser también responsabilidad de todo el personal mantener limpio y ordenado todo el espacio de venta y almacén. Esto ya que es un aspecto fundamental primero, para atraer al cliente; por supuesto, también para que el equipo esté cómodo facilitando el resto de las labores para todos los colaboradores.
Lo más importante para una gestión interna enfocada a una dirección por objetivos con las que hacer partícipes a todos los miembros del equipo. Es el reparto de funciones, definiéndolas dentro de las cuatro áreas más importantes de la oficina de farmacia: el almacén, las compras, las ventas y la farmacia. La dirección por objetivos, conocida como DPO, se define como la estrategia empresarial. En esta todos los empleados y directivos de una empresa trabajan con el fin de alcanzar los objetivos que previamente se han propuesto.
Dirección por objetivos
Este concepto se popularizó con Peter Drucker, en su obra “The Practice of Management” en el año 1954; aunque otros autores anteriores, como Mary Parker Follet, habían destacado la importancia de la formulación de objetivos en el trabajo de dirección; Follet afirmó, entre otras:
- La administración es el arte de hacer las cosas mediante personas.
- La unión de las fuerzas de los individuos forma un todo superior a las partes.
- El crecimiento de las organizaciones depende del grado de cooperación de los empleados, de su alineamiento con la estrategia y objetivos corporativos.
Las principales ventajas de la aplicación de la dirección por objetivos son:
- Garantizar el compromiso de los empleados.
- Mejorar el proceso administrativo porque obliga a los directivos a planificar, organizar, controlar y retroalimentar durante todo el proceso.
- Saber exactamente cuál es el papel y la tarea que se debe realizar dentro de la organización, ya que se trabaja con objetivos específicos.
La dirección de la gestión interna es una labor gerencial que normalmente asume el titular de la farmacia. Aunque en ocasiones, puede derivar alguna función más básica y no tan estratégica a alguno de sus empleados, que ejercerá de gerente. La dirección de la farmacia estructura el plan estratégico y realiza su seguimiento; es el titular el responsable de marcar objetivos y estrategias, de definir y analizar el entorno, tanto externo como interno, revisar los resultados obtenidos, definir la política de precios, coordinar al equipo, proveer de herramientas necesarias, analizar y resolver quejas, así como gestionar la motivación y la formación del equipo.
El titular de la farmacia suele ocuparse también de la contabilidad y administración de la farmacia, así como del área de recursos humanos, solucionando los problemas de personal, así como los horarios, vacaciones y gestión de la ausencia.
Organización de la oficina de farmacia: el área de almacén
El almacén es el área de la farmacia dedicada a la recepción, almacenamiento y conservación de los medicamentos, materias primas, así como de otros materiales que serán destinados tanto a la dispensación como al uso interno de la oficina de farmacia. En esta área es donde está la verdadera rentabilidad de la empresa y su gestión es fundamental.
Desde aquí es fundamental un control de la gestión del stock, de las caducidades y, por lo tanto, de la rotación del surtido, por lo que es fundamental la categorización de este. Mantener el orden y la organización del almacén, asegurando que el inventario se encuentra en el lugar correcto, incluso definiendo ubicaciones, facilitará el trabajo a la hora de dispensar. Los productos a organizar en el almacén de la farmacia se deben clasificar en diferentes categorías y subcategorías en función de:
- Tipología del medicamento o principio activo
- Utilidad terapéutica
- Forma de administración
- Orden alfabético
- Ventas o rotación del producto
Es fundamental que la clasificación sea clara, directa, coherente, y se mantenga siempre permanente en todos los diferentes procesos de gestión, por lo que se recomienda el desarrollo de protocolos o procedimientos de trabajo, en los que aparezcan descritos de forma detallada, todos los sistemas y procesos que se lleven a cabo en el almacén.
Condiciones de almacenamiento
La existencia del almacén en la farmacia constituye una premisa fundamental para el desarrollo de sus funciones; la primera función que la Ley 16 / 1997, de 25 de abril, de regulación de los servicios de las oficinas de farmacia establece para las farmacias es la adquisición, custodia, conservación y dispensación de los medicamentos y productos sanitarios, tarea que la Ley 29 / 2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios les encomienda en exclusiva junto a los servicios de farmacia de los hospitales y de las estructuras de atención primaria del Sistema Nacional de Salud.
Para cumplir con su responsabilidad de almacenar los medicamentos y productos sanitarios en las condiciones adecuadas, las farmacias tienen necesariamente que establecer un sistema que contemple diferentes aspectos y, para ello, lo más recomendable es que la farmacia establezca unos procedimientos normalizados de trabajo.
En primer lugar, es importante cómo este diseñado el interior del almacén farmacéutico, ya que esto puede servir de ayuda para aumentar el espacio disponible, tener un mayor control de los productos en existencias y la optimización de los tiempos de algunos de los procesos de trabajo realizados por el equipo en el almacén.
Para ello, es fundamental que el diseño del almacén esté adaptado a las características y necesidades particulares de cada oficina de farmacia; en un almacén de techos altos, por ejemplo, las zonas de mayor altura podrían ser utilizadas para el almacenaje de productos de poco peso y que pueden estar más protegidos. Si no se dispone de un local estructuralmente delimitado para almacén, se debe habilitar un área de almacenamiento explícitamente señalizada y diferenciada organizacionalmente donde se cumplirán las normativas establecidas para el área.
La administración en farmacia
Dentro del área de la salud pueden encontrarse diversas situaciones en donde el liderazgo juega un papel importante Esto hace parte de las habilidades con las que debería contar el profesional enfocado en la administración, y con mayor razón cuando se trata de una oficina de farmacia. Aquí parte el desarrollo de la misma y su estructuración como empresa.
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