La factura electrónica

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En el presente artículo se pretende aportar la información necesaria para que puedan emitirse facturas electrónicas de forma ajustada a lo establecido en la legislación aplicable. Además, se expondrán datos relevantes en la materia fiscal para empresas como el deber de conservación o las particularidades que conlleva la emisión de facturas a un buen número de entidades pertenecientes al sector público.

Aspectos generales

La factura es un justificante de entrega de bienes oprestación de servicios. En líneas generales, puede decirse que las obligaciones de facturación pueden cumplirse indistintamente con la factura en papel y con la factura electrónica. La diferencia entre la tradicional factura en papel y la electrónica estriba en que esta última se expide y se recibe en formato electrónico, pero tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Así, de acuerdo con el artículo 9 del RD 1619/2012, del 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (en adelante, reglamento de facturación), la factura electrónica es aquella que se ajusta a lo establecido en este reglamento y que se expide y recibe en formato electrónico.

Normas

En cuanto a su principal régimen jurídico, cabe señalar las siguientes normas:

El reglamento de facturación; la Ley 25/2013, del 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
La orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, del 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La orden PRE/2971/2007, del 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la administración general del estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la administración general del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

Como requisito para la validez de una factura electrónica, en el artículo 9 del reglamento de facturación se establece que la expedición de la factura electrónica queda condicionada a que su destinatario haya proporcionado su consentimiento. Incluso si no existe ningún impedimento para que las empresas cobren a sus clientes por recibir las facturas en papel.

Garantizar la seguridad y autenticidad

En el caso de las facturas electrónicas, la legibilidad la facilita el programa informático que crea o recibe la factura electrónica. Por su parte, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar (arts. 8 y 10 Reglamento de facturación):

Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Se puede usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica, requiriéndose en ambos casos un certificadoelectrónico reconocido:
Firma electrónica avanzada basada en uncertificado electrónico reconocido.
Firma electrónica avanzada basada en un certificadoelectrónico reconocido y creada mediante undispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).
Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Así, en este último caso, será admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo sin firma electrónica, siempre que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.

Programas a utilizar

Para expedir facturas electrónicas a una empresa, pueden utilizarse:

Programa informático que cree facturas electrónicas, bastando los programas ofimáticos en determinadas ocasiones. Este programa puede estar instalado en el ordenador o acceder a él a través de internet.
Intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente: auto-facturación).

Igualmente, resultan aplicables las obligaciones de conservación de facturas que se establecen en los artículos 1, 19, 20, 21, 22 y 23 del Reglamento de facturación. De hecho, en el ámbito de la facturación electrónica, los terceros también pueden conservar estas facturas en los términos establecidos en el artículo 19 del reglamento de facturación, aunque es importante no olvidar que el responsable continúa siendo el mismo sujeto.

Adeudo domiciliado

En cuanto a la forma de pago, las facturas electrónicas pueden pagarse mediante adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos:

Que el deudor acredite su consentimiento mediante el documento que establece la Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago.
Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este documento.
Que en una extensión de la factura electrónica se incluya la identificación de la cuenta de pago del deudor.
Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

Acción ejecutiva

Igualmente, se puede instar el pago de una factura electrónica mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si se cumplen los siguientes requisitos:

Que exista un acuerdo firmado previo entre las partes por el que la parte deudora acepta dotar de eficacia ejecutiva a cada factura y en el que se hace referencia a la relación subyacente que haya originado la emisión de la factura.
Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este acuerdo.
Que en la factura electrónica figure su carácter de título ejecutivo.
Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

Por lo tanto, si una factura que reúne estos requisitos, en el caso de no estar pagada, el acreedor podrá instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 LEC.

Ventajas

Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
Reducir errores humanos.
Eliminar costes de impresión y envío postal.
Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
Mejorar el servicio al cliente.
Eliminar el consumo del papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
Facilitar la lucha contra el fraude.
Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión.
Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información.

Obligaciones específicas

Tienen obligaciones específicas en materia de factura electrónica aquellas empresas que operan en ciertos sectores económicos, denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica. Siendo totalmente irrelevante a estos efectos el tamaño de la plantilla o del volumen anual de operaciones. Se consideran empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica las que actúan en los siguientes sectores:

Servicios de comunicaciones electrónicas aconsumidores.
Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
Servicios de suministro de agua a consumidores.
Servicios de suministro de gas al por menor.
Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Y, sólo en el caso de que la contratación se haya llevadoa cabo por medios electrónicos:

Servicios de agencia de viajes.
Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
Actividades de comercio al por menor.

Cautelas adicionales

En estos casos, las cautelas adicionales que deben tenerse en este caso para emitir facturas electrónicas no son demasiadas, aunque sí lo suficientemente importantes como particularizar el estudio. Así, las empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen, desde el 15 deenero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:

Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
Facilitar el acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período mínimo de tres años, siendo totalmente independiente de que el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas.

No se observan requisitos adicionales que deban cumplir las facturas electrónicas en este ámbito, aunque no puede olvidarse que en las relaciones con consumidores y usuarios las facturas electrónicas no pueden tener eficacia ejecutiva.

Administraciones públicas

La Ley 25/2013, del 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público (en adelante, LFERCFSP), de acuerdo con su artículo 2, resulta de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios con las administraciones públicas.

Entendiendo como tales a estos efectos los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del SectorPúblico, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre. Así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la seguridad social en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la seguridad social.

De acuerdo con el artículo 4 LFERCFSP, todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la administración pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, determinados sujetos están obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada, si bien existen ciertas excepciones.

Sujetos obligados al uso de factura electrónica

Sociedades anónimas.
Sociedades de responsabilidad limitada.
Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
Uniones temporales de empresas.
Agrupaciones de interés económico.
Agrupación de interés económico europea.
Fondo de pensiones.
Fondo de capital riesgo.
Fondo de inversiones.
Fondo de utilización de activos.
Fondo de regularización del mercado hipotecario.
Fondo de titulación hipotecaria.
Fondo de garantía de inversiones.

Excepciones del uso

Las AAPP pueden excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
Las AAPP pueden excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica las facturas emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las administraciones públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas. De acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y administraciones públicas y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.
Debe tenerse en cuenta que, independientemente de las excepciones, si la entidad pública está entre las obligadas a recibir facturas electrónicas, no puede rechazarla bajo ningún concepto, habida cuenta de que es el proveedor quien puede acogerse a la excepción en cuestión.

Alternativas financieras

El régimen de tributación por parte de las empresas resulta de decisiva importancia. Es decir que las alternativas financieras en relación con lo académico, como las ofrecidas por TECH Universidad Tecnológica, aparecen como herramientas fundamentales en las estrategias competitivas de la actualidad.

En este sentido, programas como el Máster en Tributación Internacional, Comercio Exterior y Aduanas o el Máster en Banca y Mercados Financieros construyen una parte relevante de los costes de la empresa y, al tiempo, elevan el nivel y calidad de todo el sistema que la compone. Los conocimientos ofrecidos por estos posgrados tienen un nivel adecuado de soltura en su aplicación práctica, lo cual hace parte de la especialización mínima necesaria para cualquier profesional de la empresa.

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