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Todas las áreas de una empresa brindan una estructura sólida que permite un entorno fuerte frente a posibles cambios a los que puede enfrentarse la entidad. Desde la dirección logística, es importante tener en cuenta que cada departamento es clave dentro de la organización empresarial para poder funcionar de forma correcta.
Departamentos de una empresa
El departamento de una empresa es cada una de las partes en las que se divide la estructura de una organización, dependiendo de las áreas de trabajo y actividades que se realicen. La forma en que se agrupan los puestos en cada empresa puede variar según sus necesidades. Es bastante habitual que, en pequeñas y medianas empresas, con el fin de economizar recursos, algunos departamentos engloben a otros. En otros casos, propios de grandes empresas, se crea una estructura jerárquica de manera que unos departamentos dependen de otros.
Los departamentos que se pueden encontrar en una empresa son los siguientes:
Producto o diseño
Este departamento es el encargado de definir y diseñar los productos que la empresa comercializa. Sus funciones serán tanto el diseño como definir todas las características técnicas del producto para que, posteriormente, sea creado por el departamento de fabricación. Además en muchos casos, unidos con el departamento de calidad, delimitan que puntos del producto son más delicados y necesitan de una revisión en el proceso para que tenga un correcto desarrollo.
Este departamento sería el punto de inicio de la cadena de producción de una empresa. Del mismo modo, en muchos casos dentro de este departamento hay un área de I+D+i que permite mantener al departamento al tanto de las últimas novedades y desarrollos del mercado.
I+D+I
El departamento de I+D+i es uno de los más importantes para el desarrollo y crecimiento de una organización. I+D+i, cuyo significado es Investigación, desarrollo e innovación, es la unión de estudios relacionados con el avance tecnológico y los cambios de tendencia en las necesidades de mercado. Por lo tanto, es considerada una de las partes más importantes dentro de las empresas para poder mejorar e innovar en el desarrollo de sus productos. En muchos casos, este departamento se encuentra dentro del departamento de diseño.
Es importante saber que la investigación y el desarrollo nunca debe de verse como un gasto, sino como inversión para la empresa. Se debe a que es un elemento clave para asegurar la supervivencia a largo plazo y lograr que se mantenga como una organización competitiva dentro de su sector. Suele encontrarse en medianas y grandes empresas (> 10 millón de $).
Marketing
El departamento de marketing tiene como objetivo lograr un posicionamiento para la empresa en el mercado. De esta forma incrementa las ventas y los ingresos. Su principal función es manejar y coordinar las estrategias de atracción de cliente aumentando las ventas. En el ámbito del posicionamiento aparecen herramientas como análisis de posicionamiento o SEO.
Por tanto, los objetivos principales del departamento de marketing son: captar nuevos clientes, conseguir más tráfico a la web de la empresa e incrementar las ventas de un nuevo producto. Sin embargo, los puntos clave para lograr estos objetivos dependerán del sector en el que se encuentre la empresa. Será interesante que este departamento esté en continuo contacto con el Departamento Comercial.
Comercial
El departamento comercial se encarga de la venta más directa al cliente. Su principal función es, a través de agentes comerciales, la venta de productos mediante estrategias comerciales como puerta/llamada fría, mailings, promociones, etc. Este departamento en algunos casos se encuentra unido al departamento de marketing. Ambos se centran en el cliente final.
Ventas
Este departamento se encarga de realizar todas las gestiones administrativas referentes a los pedidos que realizan los clientes a través de los distintos medios (online, telefónico o con agentes comerciales). Sus principales funciones son la recepción o introducción de los pedidos al sistema informático, comprobaciones de fechas de entrega, disponibilidad de stock, adjuntar información aduanera y control de descuentos.
Además, en muchas empresas, se encargan de realizar la atención al cliente (CAC) y comunicar a estos posibles cambios respectos a las condiciones iniciales. En algunos lugares, este departamento también se conoce como administración comercial.
Planificación
El departamento de planificación es el encargado de controlar, según las necesidades que va a tener el cliente y los datos que obtiene del departamento de ventas, cuánto se debe de fabricar y en qué momento fabricarlo. La base de trabajo principal de este departamento es una previsión de la demanda lo más acertada posible para obtener una producción acorde con la demanda que realizará el cliente. La dificultad de este departamento se debe a la difícil decisión, sin tener contacto directo con todos los clientes, para predecir cuales son las necesidades de los clientes en cada momento.
Cuando las previsiones y planificaciones realizadas son correctas, permite obtener mayores beneficios. Es importante que el departamento de planificación tenga contacto directo con el área comercial para tener en cuenta las promociones o descuentos. Incluso, poder decidir si se debe de dar mayor salida a un tipo de producto por stock elevado u otras causas.
Aprovisionamiento
El departamento de aprovisionamiento es el encargado de lanzar los pedidos de compra que son necesarios para aportar a la fábrica las materias primas que necesitan para realizar la producción. Es importante que el departamento se encuentre coordinado con fabricación, ya que depende de este que puedan llevar a cabo todos los productos planificados o no. En el caso de las empresas dedicadas a la distribución, este departamento realizará la compra de los productos para suministrarlos vía pedidos de venta.
Compras
El departamento de compras se encarga de negociar acuerdos con los distintos proveedores. En muchos casos estos se localizan en otros países y necesitan pactar acuerdos comerciales. Su función principal es una serie de tareas de gran importancia para que materias primas y suministros estén disponibles según las necesidades de la empresa, gracias a los acuerdos pactados con los proveedores. Una vez se establecen estas alianzas con los proveedores de materia prima, la función de definir exactamente cuánto se necesita en cada momento, recae sobre el departamento de aprovisionamiento.
Fabricación
Es el departamento encargado de llevar a cabo toda la elaboración de productos de la empresa. Su función principal es realizar a través de una cadena de producción los distintos tipos de productos con los que cuenta la empresa, el control de todos aquellos materiales con los que se trabaja, asignar los tiempos de elaboración, etc. Para que este departamento pueda desarrollar de forma correcta sus funciones, necesita que otros departamentos (compras, planificación, calidad, logística), tengan en cuenta sus tiempos para un perfecto desarrollo de toda la fabricación.
Además, es uno de los departamentos clave para los Procesos de Mejora Continua. Una eficaz y eficiente cadena de producción permite a la empresa aumentar su valor añadido e incrementar sus ganancias al optimizar el desarrollo de su producto.
Logística interna y externa
El departamento de logística es el encargado de controlar y realizar una distribución interna y externa de los productos o servicios de una empresa, a partir de distintos tipos de métodos. Se puede dividir este departamento en dos: Logística Interna y Logística Externa:
- Interna: son todas actividades que se realizan para ordenar y organizar los flujos de información y materiales dentro de los almacenes de la empresa, con el fin de poder garantizar un correcto servicio al menor coste posible.
- Externa: se centra en controlar y supervisar toda el área de expediciones. Sus principales tareas serán planificar el transporte y distribución de los productos una vez estos salen de la empresa. Es decir, distribución física del producto, elección de vehículos de transporte, logística inversa, etc.
Son muchas las empresas que tienen tan solo un departamento de Logística, sobre todo en el caso de pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, la logística es un área muy importante para grandes empresas. Algunas empresas tienen este departamento como un área clave. Permite aportar por sus cortos plazos de envío un alto valor añadido al cliente, como es el caso de Amazon.
Mejora continua
El departamento de mejora continua tiene como objetivo medir todos los indicadores de una empresa. De este modo, se controlan los distintos procesos con los que cuenta la organización. Intenta, mediante metodologías Lean, proporcionar una eficiencia relevante respecto a la situación actual. Estos departamentos son bastante novedosos y a través de diferentes herramientas Lean (“Kanban”, “Six sigma, etc.), consiguen obtener un alto grado de competitividad y efectividad en todos los procesos de la organización.
Este tipo de tareas suelen desempeñarse por Ingenieros de Organización Industrial o especialistas Lean. En aquellas empresas donde cuentan con este departamento, pasa a ser uno de los departamentos clave. Se debe a que permite optimizar los procesos
internos de la empresa aportando mayores beneficios.
Mantenimiento
Es el encargado de conservar en perfectas condiciones el funcionamiento de las máquinas, a partir de tareas de reparación/conservación preventivas y correctivas. La principal función será reparar o realizar el mantenimiento de todas aquellas máquinas u aparatos de la empresa. De un correcto desarrollo del mantenimiento depende el éxito operativo de una planta.
Por ello, un departamento de mantenimiento debe encargarse de lograr conservar los equipos en óptimas condiciones de funcionamiento. Siempre que existan trabajos que dependan de máquinas dentro de una empresa, debe de existir un departamento o área que se encargue de su mantenimiento. En medianas y pequeñas organizaciones, a veces suelen subcontratar esos mantenimientos.
Calidad
El Departamento de Calidad es el encargado de verificar que el producto final que recibe el cliente sigue los parámetros de calidad previamente establecidos por la empresa. Su función principal es la implementación de los criterios de supervisión previamente definidos para la aprobación del producto final. Sin embargo, se encarga también de otras tareas como gestionar proyectos de mejora y formación y adaptar e implementar las exigencias del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.
No todas las empresas tienen un departamento de este tipo, pero deben de contar con un responsable de esta área que se encargue de implementar los criterios de supervisión y dar la aprobación del producto final.
Finanzas y contabilidad
Este departamento se encarga fundamentalmente de dos tareas. La primera es la gestión de los cobros y los pagos. Es decir, se asegura de que todas las facturas que se emiten a los clientes de la empresa son pagadas por los mismos, en los plazos establecidos. Por otro lado, se encargan de pagar las facturas de compra que recibe la empresa de sus proveedores. En este flujo de entrada y salida de dinero se basan algunas mediciones de ratios importantes, como puede ser el flujo de caja (CASHFLOW) y los periodos medios de cobro y de pago (cuánto se tarda en cobrar o pagar las facturas).
La segunda de las tareas de un departamento de administración y finanzas es la contabilización de todas las operaciones que involucren importes. Una empresa puede trabajar con un plan de cuentas o varios (por ejemplo, si es una multinacional), definido por la Hacienda local, que a su vez exige información periódicamente. Algunas de las operaciones que se contabilizan son las facturas, los cobros/pagos/las entradas/salidas de caja-bancos, la variación de existencias, la periodificación de gastos y las nóminas.
Controlling
En paralelo a las tareas tradicionales de administración y finanzas, desde hace una década surgió la contabilización desde un punto de vista analítico. Consiste en dotar a cada apunte contable de información sobre a qué cliente-proveedor-producto-proyecto se refiere. De esta manera, se puede llevar un control de gastos e ingresos desde un punto de vista operativo.
Por ejemplo, una tarea muy habitual en un departamento de controlling es determinar los costes de un producto (la Pila de Costes). Así es capaz de determinar a qué precio hay que venderlo y por tanto conocer el margen de beneficio. En controlling se tienen en cuenta todos los gastos: las materias primas, los tiempos de proceso, la amortización de las máquinas, los costes indirectos, costes de estructura, etc.
Ratios habituales con los que trabaja un departamento de Controlling son la Rentabilidad por Producto, la Rentabilidad por Cliente, Rentabilidad por Canal de Ventas y rentabilidad por Línea de Negocio.
Recursos humanos
El departamento de Recursos Humanos es el responsable de la gestión del personal. Sus principales tareas son la selección y la formación de las personas que necesita la empresa y facilitar a los trabajadores los medios necesarios para que ejerzan su trabajo. Tiene gran importancia sobre todo en grandes empresas, en etapas de crecimiento, pues controla los conocimientos de los trabajadores e incluso realiza jornadas de desarrollo para motivar y unir a la empresa.
Procesos y sistemas informáticos
Este departamento se encarga de la instalación, configuración y mantenimiento de las aplicaciones de software, la infraestructura hardware, las redes de comunicaciones, la seguridad informática, etc. Es imprescindible en empresas medianas y grandes, ya que toda la actividad de una empresa se puede paralizar por un fallo informático. La dependencia de las empresas con la informática es total. De esta manera, aunque en ocasiones sea más rentable subcontratar estos servicios, cada vez se opta más por internalizarlos.
Además, como todos los procesos tienen su reflejo en aplicaciones informáticas, al final este departamento acaba convirtiéndose en conocedor de todos ellos. Por tanto, garante de su cumplimiento, integridad y documentación. De ahí que a menudo se conozca como departamento de procesos y sistemas.
Órganos de gobierno
La dirección de una empresa se centra en organizar y controlar toda la empresa con el fin de alcanzar los objetivos definidos a corto-medio-largo plazo. La dirección es la encargada de definir una misión, visión y valores corporativos, además de velar por el cumplimiento de estos en la organización. Una buena directiva debe de ser cercana a sus empleados y tener el control del funcionamiento de todas las áreas de la empresa para conseguir que todas caminen hacia una misma meta. Los órganos de dirección se pueden dividir en dos:
- El Comité de Dirección es el órgano que se centra en la gestión operativa de la empresa. Reúne a todos los principales ejecutivos de una empresa para intercambiar y reflexionar sobre información esencial de la organización, evaluar los avances de proyectos estratégicos y tomar decisiones sobre diversos ámbitos de la empresa. El Comité de Dirección se reúne periódicamente, habitualmente una vez al mes.
- El Comité Ejecutivo de una empresa es el equipo directivo liderado por el Director General (CEO – Chief Executive Officer) y habitualmente, director financiero (CFO, Chief Financial Officer) y director comercial (Chief Commercial Officer). Su principal tarea es proyectar la empresa hacia el futuro, a través de objetivos financieros y comerciales que permitirán un correcto desarrollo de la empresa a medio-largo plazo. El Comité Ejecutivo se reúne periódicamente, habitualmente cada 3 meses.
Director de operaciones
De la figura de un Director de Operaciones dependen varios de los departamentos clave que se han nombrado anteriormente. Este será el encargado de controlar y supervisar los diferentes departamentos con el fin de lograr un efectivo funcionamiento de estas áreas de la empresa. Estará encargado de los departamentos de planificación, aprovisionamiento y compras, fabricación, logística, mantenimiento y calidad. Además, en algunos casos, también controla el área de mejora continua y administración comercial.
Organización logística
En un mundo globalizado como en el que nos encontramos, el sector logístico se ha convertido en un motor empresarial. Su correcto funcionamiento se puede garantizar por medio de las capacitaciones académicas de TECH Universidad Tecnológica.
Algunos ejemplos son el Máster en Tributación Internacional, Comercio Exterior y Aduanas y el Máster en MBA en Dirección de Compras, los cuales se basan en una rama de constante evolución y crecimiento. Esto debido a la digitalización de las empresas y al auge del comercio electrónico.
En consecuencia, TECH también creó el Máster en MBA en Dirección Logística y de Operaciones (COO) con el fin de recopilar dichos cambios generalizados en este sector para lograr la mayor eficiencia posible. Es decir, que como estudiante serás capaz de adaptarte a los constantes cambios y tomar decisiones adecuadas que lleven al éxito a la empresa.
