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En el presente artículo se hará una introducción a la Gestión del Alcance, el cual es evaluado en todos los Proyectos Tecnológicos que una empresa pueda realizar. Así mismo, se resumirán los procesos requeridos para garantizar que el resultado incluya toda la información solicitada.
Concepto
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido. Así logra completar el proyecto con éxito.
Este documento está organizado de la siguiente forma. El segundo apartado introduce la Gestión del Alcance del Proyecto. También, introduce de forma resumida los procesos de Gestión del Alcance. En el tercer apartado se explican algunos conceptos clave y cómo, en el contexto del proyecto, el término “alcance” puede referirse al Alcance del Producto y Alcance del Proceso.
Introducción
Como se mencionó anteriormente, la Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
Definiciones relacionadas
- Alcance/Scope: suma de productos, servicios y resultados a ser proporcionados como un proyecto. Véase también alcance del proyecto y alcance del producto en el tercer apartado.
- Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo WBS)/Create WBS: proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
- Diccionario de la EDT (WBS)/WBS Dictionary: documento que proporciona información detallada sobre los entregables, actividades y planificación de cada componente de la estructura de desglose del trabajo.
- Estructura de Desglose del Trabajo (WBS/EDT)/Work Breakdown Structure (WBS): descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a ser realizado por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
- Línea base del alcance: la línea base del alcance incluye entregables y criterios para su aceptación, algunos de los cuales podrían dar lugar a riesgos. También contiene la EDT/WBS, que puede ser utilizada como un marco para estructurar las técnicas de identificación de riesgos.
Procesos
Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto se presentan como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan entre ellos. A continuación, se introducen de forma resumida los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto:
Planificar
Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan para la gestión del alcance que documente cómo serán definidos, validados y controlados el alcance del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
- Entradas: acta de constitución del proyecto, plan para la dirección del proyecto, solicitudes de cambios aprobadas, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.
- Salidas: plan para la gestión del alcance, plan de gestión de los requisitos.
Recopilar
Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir el alcance del producto y el alcance del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
- Entradas: acta de constitución del proyecto, plan para la dirección del proyecto, documentos del proyecto, documentos de negocio, acuerdos, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.
- Salidas: documentación de requisitos, matriz de trazabilidad de requisitos.
Definir
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado y los criterios de aceptación.
- Entradas: acta de constitución del proyecto, plan para la dirección del proyecto, documentos del proyecto, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de organización.
- Salidas: enunciado del alcance del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto.
Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona un marco de referencia de lo que se debe entregar. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
- Entradas: plan para la dirección del proyecto, documentos del proyecto, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.
- Salidas: línea base del alcance, actualizaciones a los documentos del proyecto.
Validar
Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación. También aumenta la probabilidad de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.
- Entradas: plan para la dirección del proyecto, documentos del proyecto, entregables verificados, datos de desempeño del trabajo.
- Salidas: entregables aceptados, información del desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, actualizaciones a los documentos del proyecto.
Controlar
Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que la línea base del alcance es mantenida a lo largo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
- Entradas: plan para la dirección del proyecto, documentos del proyecto, datos de desempeño del trabajo, activos de los procesos de la organización.
- Salidas: información del desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto.
Alcance
En el contexto del proyecto, el término “alcance” puede referirse a:
- Alcance del producto. Características y funciones de un producto, servicio o resultado.
- Alcance del proyecto. Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. En ocasiones se considera que el término “alcance del proyecto” incluye el alcance del producto.
La conclusión del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto, mientras que la conclusión del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto. El término “requisito” está definido como una condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado a fin de satisfacer un acuerdo u otra especificación impuesta formalmente.
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