Lean management

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La aplicación del Lean Management consiste en una implicación de cada una de las partes que componen una empresa, el cual debe ser supervisado por la dirección general. De esta manera se mejora el servicio al cliente y además, todo el negocio (así como sus participantes) se rigen bajo unos principios básicos sobre los que deben actuar.

Definición

La aplicación de Lean consiste en maximizar el valor de cara al cliente consiguiendo la minimización del desperdicio. Es decir, conseguir crear más valor con menos recursos. Por lo que aplicado a una organización plantea un enfoque en el que se apoya el aumento del valor de forma continua en cada uno de sus procesos. De esta manera, a largo plazo se consigue a través de pequeños y graduales cambios en los procesos mejorar tanto la eficiencia como la calidad.

Se considera el Lean Management una ampliación del Lean Manufacturing. Se encuentra fuera de la parte productiva, pero para la que es necesario involucrar a todas las partes de la organización para su éxito.

El objetivo final del Lean Management es proporcionar un valor para el cliente. Se logra mediante la eliminación de pérdidas de tiempo, esfuerzo o dinero con la identificación y eliminación de los procesos de negocio que no creen valor. Para ello se trabaja en la optimización del flujo de productos y servicios para que fluyan mediante tecnologías, activos y departamentos en dirección a los clientes.

Principios básicos

Se pueden considerar cinco principios básicos de Lean Management con los que se requiere un cambio de mentalidad. Así se maximiza de forma sostenible la entrega de valor al cliente.

Identificación del valor

Este principio está basado en conocer el valor por el que el cliente está dispuesto a pagar. Es decir, el valor consiste en el problema que está tratando de resolver para el cliente. Es por ello que debe identificarse ese valor para conocer cualquier proceso o actividad que no lo aporte. Después se elimina al ser considerado un desperdicio.

Asignación del flujo de valor

Consiste en el análisis en detalle de todos los flujos de trabajo. En otras palabras, todas las acciones que se realizan y todas las personas que intervienen en el proceso de generación del producto para el cliente. Con este análisis se conseguirá la identificación de cada una de las partes del proceso que no aportan valor y se podrán trabajar para eliminarlas.

Creación de un flujo de trabajo continuo

Teniendo claro el flujo de trabajo que ha de gestionarse, es necesario que este se mantenga para evitar entrar de nuevo en acciones que no aporten valor, como pueden ser los cuellos de botella o las interrupciones. Para conseguir actuar frente a estos desperdicios, se puede simplificar el trabajo dividiendo en lotes el trabajo en lotes pequeños para que su visualización permita detectar y eliminar los inconvenientes que salgan.

Sistema de trabajo específico

La creación de este sistema asegurará un flujo constante de trabajo, con la garantía de establecer tareas de manera rápida y con menos esfuerzo. Este sistema se basa en un sistema pull en el que solamente se trabaja si existe una demanda. Es decir, fabrican productos que se venderán y generarán una ganancia de inmediato. Esto optimiza la capacidad de los recursos y entrega de productos y servicios, mediante la reducción de gastos generales y la optimización de costes de almacenamiento.

Mejora continua

Los principios anteriores forman parte del Lean Management. Pero para mantener el enfoque de la gestión, hay que seguir trabajando sobre estos pasos ya que el sistema está continuamente en movimiento generando otros problemas sobre los que actuar. Para ello es necesario la implicación en todos los niveles de la empresa. De esta forma se continúa con la mejora continua del proceso. Con el fin de conseguir la mejora continua, es necesario trabajar para que todas las actividades tengan las siguientes características:

• Aportar valor para el cliente.
• Conseguir un alto nivel de calidad.
• Tener la disponibilidad necesaria para que cuando sea necesario funcione correctamente.
• Conseguir una adecuada planificación y gestión del método de trabajo, que debe ser correcto y estándar.
• Adaptable a las necesidades reales de la demanda.

Resolución de problemas

La mejora continua recibe el nombre de Kaizen. No está basado en una herramienta de mejora sino en una filosofía basada en la reducción de mermas o costes. Para ello, se trabajará en realizar cambios o mejoras que consigan alcanzar la mejora de la calidad y del servicio al cliente.

Para conseguir la reducción de costes y la mejora de la calidad, se debe tener en cuenta los siguientes puntos: disminución de stocks, optimización de la fábrica y los almacenes y la reducción de tiempos. El personal debe estar implicado en el cambio a la escala a la que pertenezca. Entonces se deben de cumplir las siguientes condiciones:

• Polivalencia, en las tareas a realizar de manera que puede controlar diferentes procesos.
• Clima laboral apropiado, con objeto de hacer partícipe a los empleados de los beneficios que se consiguen con las implantaciones de mejora.
• Confianza en el equipo de trabajo, de manera que colaboren con las tareas de mejora, propongan ideas o sugerencias, corrijan errores sin dar por sentado acciones sin testearlas, evaluar los desarrollos de las actividades, etc.

Grupos de mejora

Con objeto de conseguir cumplir las anteriores premisas, se pueden establecer grupos de resolución de problemas. Estos grupos son una herramienta efectiva dentro del Kaizen, cuyo trabajo se basa en resolver los problemas cuando las causas no son identificadas rápidamente. Las características de este tipo de equipos son la de ser un equipo multidisciplinar, el cual está bajo la supervisión de un responsable y cuyas áreas de gestión están directamente implicadas en el problema. Se distinguirán dos posibles grupos de mejora:

• Grupo Kaizen.
• Círculos de calidad.

Metodología a seguir

La metodología a seguir será primeramente la identificación de los problemas y las causas. Posteriormente se definirán las soluciones y las acciones a desarrollar para conseguir estas soluciones. Se pueden seguir los siguientes pasos:

• Entender el problema de raíz. Se pueden usar diferentes técnicas como son 5w+2h. Permite la definición del problema con el objetivo de focalizar sobre las causas del problema.
• Fijar objetivos de mejora y asignar indicadores. Los indicadores deben estar perfectamente detallados y proponer unos objetivos aceptables, realistas y acotados en el tiempo.
• Eliminar anomalías. Hay que eliminar la variabilidad del problema como. Por ejemplo: las carencias de mantenimiento o el desorden.
• Analizar las causas origen. Para lo que se deben de utilizar diferentes técnicas como los 5 porqués. En el diagrama de Isikawa o diagrama de cola de pescado, es fundamental.
• Encontrar mejores soluciones. Para ello se podrán utilizar técnicas de Brainstorming o técnicas de selección y priorización para conseguir encontrar las mejores soluciones.
• Elaborar y desarrollar un Plan de Acción. Este plan de acción servirá para la implantación de las anteriores soluciones. Se debe detallar las acciones necesarias de cada solución. En cada una de ellas debe de establecerse el responsable de la acción y la fecha de ejecución.
• Comprobar resultados. Reunión con los GPR para comprobar los resultados del Plan de Acción. Se hace con el fin de realizar un seguimiento de los indicadores y comprobar los valores objetivo.

Otros métodos

• 5 porqués. Puede denominarse también escalera de porqués. Es un método de análisis muy sencillo basado en la realización de preguntas con el fin de conocer las relaciones de causa-efecto que genera un problema. Esta metodología consiste en realizar la pregunta: ¿Por qué? La respuesta generará de nuevo la misma pregunta y así sucesivamente, de modo que se consiga alcanzar la causa raíz del problema para conseguir solucionarlo de forma eficaz.
• 5w+2h. Es otra metodología de análisis de problemas que permite definir cuál es el problema y no la solución. Se facilita la focalización sobre las causas de un problema a través de una serie de preguntas: ¿Qué? ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Cuánto?
• Diagrama de Isikawa. Se trata de un diagrama causa-efecto también denominado diagrama de espina de pescado. Su representación gráfica que permite de manera sencilla el análisis del problema.
• 8D. Método para la resolución de problemas. Es otra metodología para la resolución de problemas que se basa en la aplicación de 8 disciplinas que se ponen en práctica para la resolución de problemas. Se basa en las siguientes 8 disciplinas: constitución del equipo, definición del problema, implementación de una solución provisional, identificar la causa de raíz, determinar acciones correctivas definitivas, implementar acciones correctivas permanentes, prevenir repetición de problemas similares y reconocer los esfuerzos del equipo.

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