Análisis del puesto de trabajo

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La gestión de los recursos humanos es el área que se encarga de la organización y utilización de las capacidades, habilidades, cualidades y actitudes de las personas que componen una empresa. Su tarea es la búsqueda de la eficiencia productiva en materia del desempeño profesional, individual y colectivo. Para el cumplimiento de ella, su objetivo será el análisis de cada puesto de trabajo para contratar personal de altas competencias y conocimientos.

Trabajo previo al análisis

Existen una serie de cuestiones que cualquier seleccionador debe tener en cuenta a la hora de empezar un análisis de un puesto de trabajo. Se debe a que no se trata de una actividad aislada e independiente del departamento de recursos humanos o gestión de personas. Al contrario, se trata de una labor que tiene relación directa con el organigrama y objetivo de negocio de la organización, así como con la cultura y filosofía corporativa. A la hora de enfrentarse al análisis de un puesto de trabajo, será necesario reflexionar sobre los siguientes aspectos:

• Establecer el objetivo del mismo en relación a la situación actual de la empresa.
• Conocer la naturaleza del puesto: evaluar su necesidad, su cometido y su impacto en la organización del equipo humano y la propia actividad empresarial.
• Escoger la metodología y/o herramientas más adecuadas que se utilizarán para el análisis.

Al margen de aquello que controla el propio seleccionador o reclutador, la generación de puestos de trabajo está sujeta además a una serie condicionantes. Lo son, por ejemplo, las regulaciones externas (legislación laboral) e internas políticas de contratación de la organización que se suelen medir a través de la cultura y filosofía corporativa. Es por ello que los reclutadores y seleccionadores deben tener claro en todo momento qué factores externos e internos afectarán en su labor de análisis de puesto de trabajo.

Importancia

Es clave aquí tener en cuenta que el análisis se trata de una evaluación del puesto y no de la persona que lo realiza. Solo así se garantiza que el resultado final incluya un conocimiento profundo de las funciones esenciales del puesto, un listado de responsabilidades y obligaciones, una estimación de tiempos en la realización de las tareas, la relación de esta posición frente a otros puestos de trabajo, detalle del conocimiento, destrezas y habilidades necesarias para realizar el trabajo y las condiciones en que se realizan tales funciones.

El análisis del puesto, y la consecuente elaboración de profesiograma, es un elemento fundamental en el proceso de contratación. Se trata de la primera etapa de cualquier proceso de selección, dado que en ella se determinan las funciones, responsabilidades y competencias del puesto en cuestión. De esta forma se puede definir en detalle el perfil que se necesita contratar.

A la hora de definir un puesto de trabajo, será necesario analizar la posición con el objetivo de recopilar toda la información necesaria para que el proceso sea efectivo. Sin una clara definición del puesto, las probabilidades de éxito en cuanto a la contratación de perfil profesional pueden verse reducidas.

Objetivos

Como ya se ha comentado con anterioridad, uno de los principales objetivos en el análisis de los puestos de trabajo es el reclutamiento y selección de personal. En base a la información que este tipo de análisis proporciona sobre el puesto y sus exigencias humanas necesarias, se decidirá qué tipo de perfil se busca y cuál es el más idóneo para la posterior contratación.

Además de estos objetivos principales, el seleccionador puede extraer interesantes conclusiones de cuestiones relacionadas, pero también fundamentales en la gestión de equipos humanos. Estos favorecen la motivación, la productividad, el buen ambiente laboral, entre otros aspectos. Esas actividades vinculadas a la gestión de personas en ocasiones son consideradas consecuencias del análisis de un puesto dado. También como objetivos de un análisis general de la estructura organizacional de la empresa que busca la eficiencia en la gestión de sus recursos humanos.

• Diseño y rediseño de puestos: asignar a cada empleado un puesto adecuado según sus conocimientos y capacidades.
• Evaluación del desempeño a través de información y/o datos objetivos.
• Creación de políticas de desarrollo profesional; sistemas de formación.
• Establecimiento de rangos salariales equitativos: facilita la labor de revisión de salarios y creación/seguimiento de sistemas de retribución variable, conociendo así los costes en materia de personal.
• Medidas para favorecer el buen ambiente laboral.
• Conocer las necesidades reales de quienes conforman la organización.
• Optimizar los procesos de selección de personal en entornos cambiantes.
• Evaluación de riegos: seguridad y prevención.

Fases

A la hora de poner en marcha el análisis de un puesto, las preguntas de las que se debe partir pueden englobarse en las siguientes:

• ¿En qué consiste el trabajo? Establecer las tareas que se realizan y las habilidades necesarias para realizarlo.
• Requisitos intelectuales: conocimientos técnicos necesarios para realizar el trabajo en cuanto a maquinaria, programas informáticos, idiomas, entre otros.
• Cualidades profesionales y personales necesarias para su correcto desempeño: si se habla de un puesto de atención al público, el don de gentes, las habilidades comunicativas y la empatía serían determinantes.
• Condiciones laborales: cómo y dónde se realiza el trabajo.
• Establecer las responsabilidades que conlleva, sus objetivos y su ubicación dentro de la jerarquía organizacional.
• Escoger la metodología adecuada para la obtención de la información según los objetivos y necesidades establecidas.
• Tratamiento e interpretación de la información para la definición del puesto.

Objetivos y asignación de responsabilidades

Cuando se enfrenta a la labor de analizar un puesto de trabajo, es más que necesario fijar unos objetivos y asignar responsabilidades. Los objetivos variarán en función de si se trata de un puesto de nueva creación por necesidades organizacionales y/o empresariales, o por un cambio de personal para un puesto previamente existente, o por una revisión sobre los puestos para una reorganización de personal. Quizás puede deberse a querer conocer cómo se interrelacionan los puestos dentro de un mismo departamento, o entre distintos departamentos, para mejorar así los flujos de trabajo.

En términos generales, se pueden encajar los objetivos del análisis del puesto entre las siguientes áreas de interés:

• Selección de personal y/o promociones internas.
• Formación/Capacitación.
• Programas de seguridad e higiene.
• Valoración del equipo humano.
• Organización empresarial.
• Redacción de manuales.

Metodología de investigación

Como en toda investigación, una vez establecidos los objetivos y asignado el personal a unas responsabilidades y tareas dadas, se debe encontrar el método más efectivo para recopilar la información que posteriormente guiará en el proceso de análisis del puesto en sí mismo. Existen múltiples formas de reunir la información requerida para un análisis de puestos. Los métodos más utilizados por las organizaciones en la descripción y el análisis de cargos son:

Observación directa

Es uno de los métodos más utilizados históricamente dada su sencillez y eficacia. Se basa en la observación directa del trabajador durante el desempeño de sus tareas para conocer la descripción de su puesto de trabajo durante un tiempo dado. En definitiva, se trata de que el analista acompañe al empleado durante ciertas jornadas laborales y tome nota de las características fundamentales de dicho puesto para responder a las preguntas de qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace.

Ventajas:

• Objetividad de los datos recogidos y veracidad de los datos al registrarse tareas y tiempos para su realización sin interacción o contacto con el empleado.
• Sencillez del método: basado únicamente en la observación.
• Recomendable cuando se trata de analizar puestos de trabajo fáciles y rutinarios.

Desventajas:

• La información puede ser incompleta, por lo que requiere de la aplicación de otros métodos para obtener una descripción del puesto de 360 grados.
• Alto coste por la inversión de tiempo que requiere la obtención de informes completos.
• Difícil aplicación en trabajos complejos o no rutinarios.

Cuestionario

Si se encuentra ante una situación en la que se deben realizar múltiples análisis de puestos semejantes, el método del cuestionario puede agilizar el tiempo en el que se recopila la información. La parte compleja de este sistema es la elaboración de las preguntas que compondrán el cuestionario, teniendo en cuenta que se debe obtener información útil y precisa del análisis de sus respuestas correspondientes.

Por ello, es importante contar con la ayuda del supervisor de área o del mismo trabajador cuyo puesto se analizará. De esta manera se evitan distorsiones o potenciales ambigüedades que dificulten la fase de interpretación y análisis de los datos obtenidos. Generalmente se plantean preguntas relacionadas con los conocimientos, habilidades, obligaciones y responsabilidades del puesto de trabajo.

Ventajas:

• Económico: obtención de información de múltiples puestos y/o empleados en un corto periodo de tiempo y bajo coste.
• Abarca a varias personas dado que el cuestionario se suele utilizar para analizar un mismo puesto desempeñado por diferentes personas del mismo o diferente nivel jerárquico dentro de la organización.
• Recomendable para análisis de puestos de alto nivel.

Desventajas:

• Exige una gran planificación inicial en su preparación.
• Puede ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Entrevista

Se trata de la interacción directa entre el analista y el empleado cuyo puesto es foco del análisis. Suele ser uno de los métodos más utilizados porque favorece la colaboración y participación. También elimina los obstáculos de la interpretación al poder despejar dudas a medida que se lleva a cabo.

Como cualquier tipo de entrevista, puede ser no estructurada o estructurada. Sin embargo, se aconseja siempre preparar un guion que sirva de hilo conductor de la conversación. Aunque si durante el transcurso de la misma surgen nuevas cuestiones, estas se van introduciendo. Si el analista no prepara la entrevista, serán pocas las probabilidades de obtener de una sola vez los datos objetivos necesarios para la especificación del puesto.

Ventajas:

• Los datos se obtienen de quienes mejor conocen el puesto de trabajo, con la posibilidad de aclarar dudas de manera directa.
• Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto de trabajo.

Desventajas:

• Una entrevista mal planteada o gestionada puede llevar a confusión por parte del entrevistado.
• Complejidad en determinados casos para diferenciar entre opiniones y datos objetivos si la entrevista no se lleva a cabo de manera eficaz.
• Alto coste en tiempo y personal requerido.

Métodos mixtos

Dado que todos los métodos tienen sus ventajas y desventajas, lo recomendable para el análisis de puestos es combinar metodologías con el objetivo de obtener el máximo de información útil posible para su posterior tratado e interpretación. Existen múltiples combinaciones posibles, entre las que se pueden encontrar:

• Cuestionario y entrevista al empleado. El cuestionario será la base para la creación de la entrevista.
• Cuestionario para el empleado y entrevista con supervisores.
• Cuestionario para el supervisor y observación directa del empleado, entre otras.

Definición del puesto

Generalmente, los conceptos de “análisis de puestos de trabajo”, “descripción de puestos de trabajo” y “especificaciones o requisitos del puesto de trabajo” se utilizan indistintamente. Aun así, existen pequeños matices que los diferencian conceptualmente:

• Análisis de puestos de trabajo: se refiere al proceso de recopilación de la información sobre el puesto o puestos objeto de investigación.
• Descripción de puestos de trabajo: documentación que se prepara a raíz de la información obtenida a través del análisis en la que se detalla el contenido del puesto como son las tareas, responsabilidades, objetivos, posición en el organigrama, y todo tipo de observaciones dignas de mención. Se responde a las preguntas de quién lo hace, qué hace y por qué lo hace.
• Especificaciones del puesto de trabajo: está directamente relacionado con el análisis y la descripción. En el documento de especificaciones se indican las competencias, requisitos y cualificaciones personales necesarias para el correcto desempeño del puesto de trabajo por la persona que lo ocupa.

El profesiograma

Una de las características indiscutibles del profesiograma es que se trata de una herramienta flexible. Por eso existen tantos modelos como empresas que lo utilizan, si bien deben contener como mínimo la siguiente información: identificación del puesto de trabajo; objetivo u objetivos que debe cumplir; responsabilidades del puesto; relaciones con otros puestos de la empresa; condiciones físicas que se requieren para desempeñar el trabajo; riesgos asociados al mismo; requerimientos exigidos para ocupar el puesto.

El profesiograma parte del análisis del puesto de trabajo y de las cualidades que debe reunir un el candidato ideal para desempeñarlo. Por ello, cabe resaltar la necesidad de que el análisis se base en características objetivas y cuantificables, descritas de la manera más sencilla posible para evitar ambigüedades o interpretaciones diferentes. En el ámbito de la gestión de recursos humanos, los dos tipos de profesiogramas más utilizados son:

• De factores: se recogen los datos y características profesionales, los requisitos profesionales, físicos y psicológicos las aptitudes, formación y conocimientos, motivaciones y experiencias del candidato. Es decir, la descripción del puesto.
• Por competencias: focalizado en evaluar qué tipo de competencias debe reunir la persona que ocupa u ocupará el puesto para el correcto desempeño de sus funciones. Es decir, la especificación del puesto.

Guion para la elaboración de descripción

• Fecha de la realización del análisis y nombre del consultor que lo conduce.
• Identificación del puesto: título del puesto, departamento al que pertenece, lugar de trabajo, número de personas que ejercen el cargo.
• Objetivo del puesto: papel que se desempeña realizando las tareas que engloban el puesto. Se debe mencionar el objetivo que el puesto tiene respecto a la propia organización.
• Definición de tareas y responsabilidades: resumen del puesto. En este apartado se enumeran las tareas que el puesto analizado conlleva, especificando los tiempos de ejecución de cada una y la frecuencia de realización (diaria, semanal, esporádica). Indicar las responsabilidades que el puesto exige a partir de las tareas definidas. Es necesario establecer el tratamiento de información que deriva de la realización de las tareas. Es decir, responder a preguntas como qué tipo de documentación maneja la persona que ocupa la posición analizada, qué herramientas utiliza, etc.
• Relaciones: en este apartado se definen la relación del puesto analizado con el resto de puestos o con el conjunto de la organización. Es habitual encontrar aquí la conexión entre puestos de un mismo departamento, y entre puestos de diferentes departamentos o niveles dentro de la empresa. Este es el espacio en el que se explica también de quién depende este puesto, tanto en vertical como en horizontal dentro del organigrama empresarial.
• Condiciones laborales: aquí se indicará dónde y cómo se suelen llevar a cabo las tareas, así como las necesidades físicas y mentales que el puesto supone: riesgos, capacidad física o mental y lugar donde se desarrolla el puesto.
• Inserción: estipular si la incorporación de nuevo personal al puesto analizado requiere de algún tipo de formación previa o plan de acogida/bienvenida.
• Observaciones: en este apartado se redactará aquello que el analista considere digno de mención por su relevancia en relación al puesto de trabajo.

Especificaciones

• Formación: especificar qué nivel de estudios mínimos requiere el puesto y el área de conocimiento.
• Formación complementaria: definir los cursos especializados o actividades complementarias que ofrecen al candidato conocimientos específicos de gran utilidad para el desempeño de las tareas.
• Experiencia previa: en este apartado se establece el tiempo mínimo de experiencia laboral que los potenciales candidatos deben demostrar para acceder al puesto. Dentro de las áreas de trabajo generales, se suele detallar la experiencia en funciones específicas que requiere el puesto.
• Conocimientos técnicos: describir el tipo de maquinaria, herramientas o programas informáticos exige conocer el puesto de trabajo.
• Habilidades y capacidades personales: definir las cualidades, actitudes y aptitudes que las personas deben reunir para el correcto desarrollo de las funciones en el puesto de trabajo analizado.

Errores

En el desarrollo del análisis de los puestos de trabajo, los analistas se han encontrado con ciertos obstáculos o fuentes de error. Dada la importancia de esta labor en el marco de la productividad organizacional, tener en cuenta las barreras a las que se puede enfrentar antes de iniciar el proceso servirá para llevar a cabo la investigación con un mínimo margen de error. Algunas de las principales fuentes de error son:

• Falta de apoyo por parte de la alta dirección o de cooperación con los actores implicados. En ocasiones ocurre con los propios trabajadores o sus supervisores.
• Empleo de una metodología que favorece los análisis parciales o incompletos.
• Cambios en el entorno de trabajo.
• Distorsión de las actividades o falta de visión crítica del puesto.
• Falta de tiempo para la realización de un análisis profundo.

Gestión del talento

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