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La cultura de resolución de problemas debe formar parte del modo de trabajo de todos los miembros del equipo de proyectos, esto requiere de la utilización sistemática de un proceso de razonamiento lógico y crítico, considerando varias opciones para conseguir asegurar el resultado final.
Repetir el proceso cada vez que se encuentre un problema hace que se convierta en un hábito, en una forma natural de trabajar. Esta se repetirá cada vez que algo no funcione bien, es decir, cada vez que no se cumplan los objetivos o cuando se añadan o modifiquen procesos. De manera que cree un proceso de aprendizaje continuo. De modo general, se utilizarán procesos de resolución de problemas para:
- Corregir debilidades en los niveles de cualificación y, así, desarrollar los planes de formación.
- Adquirir nuevos equipos y herramientas.
- Reducir los costes de las actividades.
- Plantear actividades de mejora del equipo de trabajo.
- Mejorar la productividad y los flujos de trabajo.
- Desarrollar una estrategia de trabajo.
En todo lo que se fabrica, ya sea un proyecto de ingeniería o cualquier otra actividad, resulta inevitable que las cosas salgan mal. Así que más importante que intentar alcanzar la perfección es tener la capacidad para solucionar los problemas y aprender de ellos. De un modo intuitivo, cuando se encuentra un problema basta con plantear una solución, pero esta podría no resolverlo completamente o suponer un nuevo problema mayor. Además, para cada problema seguramente habrá varias soluciones, así que, ¿cómo estar seguros de que se selecciona la mejor solución? Y lo que es más importante ¿se está seguro de que merece la pena aplicar la solución?.
El problema como oportunidad de mejora
Lo contrario a un problema es una oportunidad, esto significa que resolver un problema genera, automáticamente, una oportunidad de mejora. Esta solo se podrá aprovechar si en el equipo de trabajo existe una actitud abierta y una cultura de mejora continua.
Esta es una diferencia importante de planteamiento frente a equipos de proyecto tradicionales. Los mismos en los que todas las responsabilidades y decisiones de mejora las toma el director del proyecto, sin contar o contando de forma muy limitada con todos los miembros del equipo. Estos son precisamente las personas que realizan las actividades y que conocen de primera mano su complejidad y sus limitaciones. Esto produce un desperdicio del talento del equipo de trabajo.
Desde un punto de vista técnico, la resolución de problemas puede parecer sencilla. Sin embargo, es bastante común no diferenciar entre las causas, lo que provoca el problema, y los síntomas. Es decir, los resultados del problema, siendo estos últimos los que suelen analizarse, ya que son evidentes. El proceso de resolución de problemas se ha de centrar en la identificación y eliminación de las causas, que no sirve para corregir el problema. Para ello se deben mitigar las consecuencias, si no para evitar que el problema vuelva a repetirse.
Existen varias metodologías que sirven para plantear la mejor solución a los problemas de una forma sistematizada, evitando la inercia mental. Esto supone saltar directamente del problema a soluciones aplicadas anteriormente, y la ausencia de un enfoque sistémico. Al centrarse en aspectos concretos del problema sin considerar todas las posibles variables y efectos. Una de las metodologías más reconocidas es el Proceso 8D. En resumen, las metodologías tratan de evitar:
- Soluciones demasiado costosas en dinero y en tiempo.
- Evitar soluciones simplistas, que no resuelven realmente el problema.
- Soluciones obtenidas fuera de plazo.
Procesos 8D
El proceso 8D, 8 disciplinas, es el modelo más utilizado en ingeniería, su objetivo es identificar, corregir y eliminar los problemas recurrentes. Todo ello partiendo de la base de un análisis estadístico del problema y se enfoca en la identificación de las causas raíz. Aunque inicialmente se planteó con 8 fases, en la actualidad es común añadir una fase cero, quedando de la siguiente manera.
D0 – Planificar
Antes de tomar cualquier acción, es necesario realizar un plan que sirva para resolver los problemas que han aparecido. Lo anterior, identificando a las personas, los hitos y los recursos adecuados para el trabajo. El plan debe incluir una descripción básica del problema, así como una definición de prioridades, alcance del análisis y nivel de complejidad, una asignación de plazos y tiempos de trabajo, en función del riesgo que supone para el proyecto, una asignación inicial de los recursos necesarios.
D1 – Crear un equipo
Se trata de seleccionar a un grupo de 5 o 6 personas con un conocimiento amplio y multidisciplinar del proceso y de las necesidades y requerimientos del cliente, de los usuarios y de las partes interesadas. Se debe proponer a un jefe de equipo y a un propietario de la solución, establecer unas guías básicas para el funcionamiento del equipo y, si fuera necesario, considerar la posibilidad de realizar actividades de team-building que faciliten la integración y la confianza necesaria para llevar a cabo un trabajo en equipo.
D2 – Definir y describir el problema
Cuanto más claramente se defina un problema, más probabilidades hay de que pueda resolverse de forma satisfactoria, la definición del problema debe estar basada en hechos contrastados, no en opiniones ni en suposiciones. La definición del problema debe ser específica y fácil de entender, especificándolo en términos cuantificables y permitiendo el desarrollo de una declaración del problema.
Debe dar respuesta al quién, qué, dónde, cuándo, por qué, cómo y cuánto del problema, lo que se denomina 5W2H, mejor si utiliza una matriz “Es – No es”. Una buena herramienta es crear un flujograma del proceso, en el que se identifiquen los puntos críticos, con los riesgos que suponen, incluyendo los puntos en los que puede haber cambios y en los que nunca los ha habido.
D3 – Desarrollar medidas provisionales de contención
Definiendo y poniendo en marcha acciones de contención que aíslen el problema y minimicen su impacto mientras se desarrolla una solución permanente. Una vez escogidas e implantadas, se debe verificar y validar la eficacia de estas medidas de contención. Es habitual cometer el error de finalizar aquí el progreso, confundiendo las medidas de contención con las acciones correctivas, pero son cosas diferentes, las medidas de contención actúan sobre los síntomas, permitiendo que el problema se repita, mientras que las acciones correctivas actúan sobre las causas del problema, evitando que este se repita.
D4- Determinar, identificar y verificar las causas raíz
Es la fase principal del proceso, que consiste en identificar y verificar todas las posibles causas y fuentes del problema, que expliquen el por qué este ha ocurrido. Para prevenir la recurrencia del problema, se tienen que encontrar las causas que son necesarias y eliminarlas, de manera que resulte imposible que el problema pueda repetirse.
Existen varias metodologías que pueden utilizarse, en solitario o combinándolas, para analizar la causa raíz de un problema, las más utilizadas son:
- Diagramas de causas y efectos, es un proceso que identifica secuencias de efectos y causas, partiendo del problema, considerando que un problema se produce cuando coinciden dos a más causas en un mismo instante; para ello se aportan causas y se relacionan gráficamente entre ellas, verificando que sean necesarias y suficientes para que se produzca el problema, es decir, que resulta necesario que se produzcan todas al mismo tiempo para que se produzca ese efecto y que no es necesaria la existencia de ninguna otra causa adicional, por lo que la eliminación de una sola de esas causas hace que el problema no puede repetirse.
- Análisis de cambios, es un proceso que consiste en describir el problema y luego compararlo con una descripción de la situación sin el problema, documentando y analizando las diferencias e identificando las consecuencias de cada una de ellas, esta técnica permite identificar las causas de los problemas, la frecuencia con las que se presentan y los síntomas que muestra.
El profesional como especialista en proyectos
Para el profesional en ingeniería moderno es importante conocer acerca de campos en específico que le permitan desarrollar su importante labor de manera óptima y adecuada dependiendo de las necesidades de su profesión. Para alcanzar estos picos intelectuales es necesario que el profesional se capacite tanto como le sea posible, adquiriendo así nuevas habilidades y conocimientos.
TECH Universidad Tecnológica actualmente desarrolla un amplio portafolio educativo donde se pueden hallar diversos programas educativos que dan respuesta a las necesidades y demandas del mercado actual. Dentro de su Facultad de Ingeniería por ejemplo, pueden hallarse especializaciones tales como el Máster en Industria 4.0 y Transformación Digital y el Máster en Energías Renovables.
A pesar de ser altamente relacionados y con gran enfoque en las demandas laborales del mercado actual, estos programas no se acercan tanto a la temática revisada en el presente artículo, tanto como el Máster en Ingeniería Mecánica.
