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El término e-procurement o aprovisionamiento electrónico se refiere al uso de plataformas web, que permiten a los compradores la adquisición de materias primas o productos haciendo uso de internet como medio de comunicación con los proveedores, siendo muy útil en el momento de solicitar los más especializados en el ramo.
Donde anteriormente las empresas tenían que mandar detalladas especificaciones para producir prototipos, ahora pueden enviar versiones electrónicas por medio de email, y recibir presupuestos instantáneamente.
Sin embargo, el e-procurement no solo permite la comunicación entre cliente-proveedor, sino que agiliza las diversas actividades rutinarias del departamento de compras a través de la automatización, acelerando los procesos, eliminando los problemas de comunicación y optimizando el tiempo, para de esta forma generar valor para la organización, con la eficiencia y el máximo rendimiento de esta.
Modelos de e-procurement
Un punto esencial es esta transformación organizacional, es la adopción de la solución del e-procurement necesaria para el modelo de negocio a implementarse, pudiendo identificarse tres de ellos, a saber:
- Centrada en el proveedor: adoptado por empresas proveedoras que colocan en un portal su catálogo de productos y ofrecen a sus clientes la posibilidad de consultar el catálogo, encargar productos y servicios, entre otras funcionalidades.
- Centrada en el comprador: proporciona un sistema bajo su control y un único catálogo, multiinformación del proveedor en la que lleva a cabo sus actividades de contratación electrónica con la posibilidad de integración con otros sistemas de la empresa. Este modelo permite que la empresa compradora tenga un gran control sobre el sistema, pero es de extrema importancia que haya una conexión cercana con los proveedores, ya que éstos necesitan ofrecer información acerca de los productos, condiciones de venta y demás informaciones utilizadas en la decisión de compra.
- Centrado en el mercado electrónico: soporta múltiples clientes y múltiples proveedores, la búsqueda de una relación de “muchos a muchos”, con soluciones exploradas para una tercera entidad intermedia, cuyo modelo de negocio pasa por el cobro de un valor de suscripción y de tasas aplicadas a las transacciones.
En cuanto a los productos comercializados, a través del e-procurement, los autores Grande, M; Olhê, E, Rodello, I; & Gomes, E; 2016, establecen que se pueden dividir en compras directas e indirectas:
• Compras directas: son aquellas compras orientadas al proceso de producción como lo es la compra de materias primas y partes necesarias para la fabricación de productos finales.
• Compras indirectas: son las compras que no están orientadas a la producción y, generalmente, tratan de suministros de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO).
La compra indirecta en el modelo de aprovisionamiento tradicional generalmente no es efectivamente controlada o automatizada por la mayoría de las empresas, lo que implica mayores costes. Con la implementación del e-procurement, múltiples organizaciones han observado mejoras en el uso de ésta para el proceso de adquisición de productos MRO. Esta última acotación radica en el proceso de seguimiento de los resultados que realiza el sistema de e-procurement, pues dicho sistema permite monitorear los resultados y acompañar el cumplimiento de los objetivos que se persiguen. Esto sucede a través de la estandarización de las órdenes de compra y proceso de aprobación de la adquisición, lo que aumenta la transparencia del gasto y reduce los riesgos en la gestión de compras, así como la medición del historial de adquisiciones, la creación de un precio objetivo y la evaluación de los informes de ahorro. La consecuencia es una toma de decisiones más estratégica y que trae resultados más positivos para la organización.
Consideraciones para aplicar sistemas de e-procurement
Grande, M; et al 2016, exponen que son variados los factores críticos de éxitos en la implementación de este sistema, y que deben ser consideradas por las organizaciones al asumir su implementación, entre las que se encuentran:
• Reorganización general del proceso de compras y otros procesos de organización afectada por la contratación electrónica.
• Preparación de catálogos con la cantidad correcta de productos y productos de buena calidad.
• Participación de proveedores en la etapa inicial.
• Integración de la contratación electrónica con el sistema back-end.
• Gestión de catálogo adecuado, en relación al contenido y la acogida en el sitio web del proveedor o mercado en el que se encuentre inmerso.
• La integración del sistema adecuado con otros sistemas comerciales pertinentes, como Enterprise Resource Planning (ERP), ya que esto puede ser
proporcionado por otra compañía. El sistema no sólo debe interactuar con los sistemas internos de información preexistente, sino que también debe cooperar con el exterior, principalmente con proveedores y clientes.
• Racionalizar la gestión de los proveedores, reduciendo el número de proveedores con los que la empresa lleva a cabo la gestión de compras. El objetivo es consolidar proveedores y contratos para lograr una reducción significativa de los costos de compras y mejores contratos.
Sistema back-end: se corresponde con el área de administrador del sitio web como la generación de base de datos con los datos aportados por el usuario del sistema. Existen cuatro tipos de áreas de integración con e-procurement, entre los que se pueden nombrar los siguientes:
• El primero (y el más común) es la integración en los entornos centrales de ERP (Enterprise Resource Planning) / MRP enfocados en los principales datos financieros e inventario.
• El segundo se centra en las integraciones relacionadas con adquisiciones de sistemas de administración de proveedores (VMS), aplicaciones de monitoreo / medición / licencias de software, herramientas de viajes y T&E, sistemas de administración de contratos, aplicaciones de administración de proveedores y herramientas de automatización de facturación electrónica.
• El tercero es para aplicaciones comerciales más generalizadas fuera de compras que son relativamente similares en todas las industrias.
Esto puede incluir CRM (Customer Relationship Management), recursos humanos, inventario especializado, gestión de almacenes, gestión de activos, reclamaciones / garantía y conjuntos de herramientas relacionadas.
• El cuarto es específico de la industria, como en los sistemas minoristas / puntos de venta (POS).
Otros ejemplos incluyen la gestión de contratos y las capacidades de facturación electrónica necesarias en entornos como el petróleo y el gas.
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