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Dado que la dirección de proyectos, considerada tanto arte como ciencia, tiene como eje a los proyectos, es importante definir lo que es este concepto, ya que muchas personas se refieren a su trabajo como un proyecto cuando en realidad no lo es. Por esta razón los profesionales en negocios y finanzas tienen clara la aplicación de este término. La definición de proyecto abarca las siguientes características:
- Crea un producto, servicio, o resultado único. Cumplen objetivos a través de entregables.
- Es un esfuerzo con una línea de tiempo que tiene principio y fin. Es un esfuerzo temporal que no necesariamente tiene que ser corto.
- Proyectos que impulsan cambios. Los proyectos impulsan el cambio organizacional pasando de estado a otro logrando un objetivo específico.
- Los proyectos hacen posible la generación de valor. El valor se define como el beneficio cuantificable neto que viene de una iniciativa del negocio. Los proyectos se crean para aportar valor empresarial y para obtener los beneficios que se definen en el caso de negocio y en el plan de gestión de beneficios.
- Iniciación de Proyectos. Los proyectos se diseñan con el fin de producir un cambio positivo en la organización, por lo general, para añadir o mejorar productos o servicios y, en algunos casos, para dar cumplimiento a requisitos legales e implementar a cambiar estrategias.
Definición de operaciones y proyecto
La mayor parte del trabajo realizado en las organizaciones puede describirse como operativo, o como trabajo de proyecto. El trabajo operativo es aquel que se realiza de forma constante para sostener el negocio y los sistemas de la organización, mientras que el trabajo de proyecto finaliza cuando se cierra el proyecto.
Así pues, si bien son dos áreas de trabajo distintas, están estrechamente conectadas. Cuando un proyecto se termina, se produce la transición de los entregables hacia las operaciones permanentes del negocio, de modo que los beneficios del proyecto pueden incorporarse en la organización. Para que la transición resulte exitosa, es posible se requiera capacitar a los empleados o realizar ajustes en los procesos operativos.
Por ejemplo, cuando se completa el proyecto interno de una compañía de seguros de desarrollar un nuevo sistema de seguimiento de casos, los empleados deberán aprender a utiliza el sistema y ajustar sus procesos para incorporarlo en su trabajo diario, a fin de que se materialicen los beneficios.
Definición de gobierno de proyecto
El gobierno se refiere a la totalidad de la estructura de una organización e implica establecer las políticas y los procedimientos que regirán la forma en que se realice el trabajo para cumplir con las metas estratégicas de alto nivel. Se debe destacar que hay múltiples niveles de gobierno dentro de una organización.
En términos generales, el directorio es responsable de garantizar que el trabajo a lo largo y a lo ancho de la organización se adhiera a los estándares y requisitos tanto externos (estatales o normativos) como internos. Entre los requisitos internos se incluyen las políticas y los procedimientos pertinentes al portafolio, al programa y al trabajo del proyecto, con lo que se contribuye a garantizar que estos emprendimientos estén en conformidad con el plan estratégico de la organización y aporten beneficios o valor específicos.
Por esto, cada organización es diferente y el gobierno está diseñado para sustentar la cultura y los atributos específicos de la organización. El gobierno del proyecto incluye el marco de referencia por el que se rige el proyecto. Abarca la creación e implementación de procesos y políticas relacionadas con la gestión de riesgos, de recursos, de comunicaciones y de cambios. El establecimiento del gobierno del proyecto puede estar a cargo de la Oficina de Dirección de Proyectos o (PMO), como es conocida por sus siglas en inglés.
¿Por qué es importante la dirección de proyectos?
La dirección de proyectos es una ciencia a la vez que es un arte. La ciencia se materializa en el proceso sistemático de dirigir trabajo con eficacia y efectividad a fin de lograr los resultados previstos siguiendo una metodología. El arte de la dirección de proyectos está relacionado con la forma en que el director de proyectos pone en práctica, habilidades tanto como influir, organizar y delinear estrategias además de otras habilidades interpersonales y de equipo.
En el PMBOK®, la dirección de proyectos está conformado en grupos de procesos y áreas de conocimiento. Los grupos de procesos de la dirección de proyectos son:
- Iniciación.
- Planificación.
- Ejecución.
- Monitoreo y control.
- Cierre.
Las áreas de conocimiento en gestión son:
- Integración.
- Alcance.
- Cronograma.
- Costos.
- Calidad.
- Recursos.
- Comunicaciones.
- Riesgos.
- Adquisiciones.
Gestión de los interesados
El trabajo dentro de estos grupos de procesos puede ocurrir en simultáneo con el trabajo dentro de las áreas de conocimiento incluidas en ellos y se da de forma iterativa a medida que avanza el proyecto. El uso eficiente de la dirección de proyectos garantiza que el trabajo se concentre en el trabajo más importante, en una planificación adecuada a cada caso y con la mejor relación tiempo-costo. Una dirección de proyectos eficaz ayuda una persona, grupos u organizaciones a:
- Lograr los objetivos.
- Satisfacer las expectativas de los stakeholders.
- Incrementar el éxito.
- Realizar los entregables a tiempo y según expectativas.
- Gestión de riesgos eficiente.
- Optimizar el uso de los recursos de la organización.
- Identificar, recuperar o concluir proyectos fallidos.
- Gestionar las restricciones (alcance, calidad, cronograma, costos, recursos).
- Gestionar el cambio de manera eficiente.
Relación entre Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios
La dirección de proyectos está conformada por el conjunto de procesos, herramientas y técnicas que ofrece una base sólida en las organizaciones para alcanzar sus objetivos. El proyecto se puede dirigir en tres escenarios:
- Fuera de un programa o portafolio.
- Dentro de un programa.
- Dentro de un portafolio.
Esto va a depender de las estrategias organizacionales establecidas y de los múltiples proyectos que se requieran para alcanzarla. Los programas se definen como un conjunto de proyectos relacionados, donde la gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios, evaluar dependencias y hacer mejor uso de los recursos de la empresa. El portafolio es el conjunto de programas y proyectos donde la gestión se realiza de manera coordinada también.
La dirección de programas y la dirección de portafolios difieren de la dirección de proyectos en sus ciclos de vida, actividades, objetivos, enfoques y beneficios. Sin embargo, los portafolios, programas, proyectos se involucran con los mismos interesados y pueden necesitar usar los mismos recursos. Por esta razón se requiere una coordinación dentro de la organización mediante el uso de la dirección de portafolios, programas y proyectos para alcanzar un equilibrio factible y lograr las estrategias establecidas en la organización.
Proyectos con los pies en la tierra
Comenzar con un proyecto dentro de una empresa, o como emprendedor nunca es sencillo. El entrar en un nuevo terreno para nosotros puede ser algo de mucho esfuerzo, trabajo y sobre todo disciplina. Todo ello puede ser mucho más sencillo si contamos con los conocimientos y bases adecuados para la ejecución del mismo.
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