Diseño organizacional

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El diseño organizacional es un aspecto fundamental en el desempeño de las funciones y tareas a desarrollar. Esto con el fin de lograr las metas planteadas, que incluye el establecimiento de las relaciones laborales en una empresa. Este diseño debe ser cuidadosamente supervisado y seleccionado por un profesional en negocios. La alta complejidad de esta tarea brindará a futuro, óptimos resultados o un panorama crítico.

El refuerzo a los empleados para la ejecución de sus actividades requiere dotar a la empresa de una estructura organizacional. Esta debe determinar la división de las actividades en tareas específicas, de forma que cada persona conozca cuáles son sus responsabilidades y compromisos. Además de que contribuya a la eficacia del equipo en su conjunto.

La organización en una empresa es una función de administración, que pretende la consecución de:

• Dividir la totalidad de las labores entre puestos de trabajo y departamentos específicos.
• Asignar las tareas y responsabilidades relacionadas con los puestos de trabajo individuales.
• Coordinar las diversas tareas de organización.
• Agrupar los puestos de trabajo por áreas.
• Relacionar a los individuos, grupos y áreas.
• Asignar y depurar los recursos organizacionales.

El Diseño organizacional es la creación de la estructura organizacional o, su modificación si está ya está creada; que se representa de forma visual en el organigrama de la empresa. El proceso de diseño organizacional presenta seis elementos de decisión, que se desarrollan a continuación:

Especialización en el trabajo

Es conocido también como división del trabajo, en el que se dividen las actividades laborales en tareas específicas para distintos puestos de trabajo. Un empleado no desarrolla una actividad completa, sino que realiza unos apartados de la tarea, aquellos en los que se especializa haciendo un uso eficiente de las habilidades de cada empleado, que da lugar a una mayor productividad y calidad en el trabajo.

No obstante, este planteamiento llevado al límite da lugar a falta de productividad por factores como el aburrimiento o el cansancio de una tarea repetitiva; por lo que, cada vez más las empresas tienden a ofrecer a sus empleados un mayor rango de tareas, sin descuidar las habilidades personales y, por tanto, la especialización en el trabajo.

Base del diseño organizacional: departamentalización

Es la agrupación de los responsables de actividades laborales relacionadas, lo anterior, con el fin de que estas se desarrollen de forma coordinada en un área de trabajo. Aunque cada empresa establece los departamentos de acuerdo con la división que considera más eficiente y eficaz, se pueden diferenciar cinco estilos de departamentalización:

• Funcional, es aquella que agrupa los puestos de trabajo por función. Es un sistema eficiente, al agrupar especialidades similares en la que se integran especialistas que se coordinan para profundizar en su función; aunque se suelen producir problemas de comunicación entre los departamentos y una limitada visión de los objetivos organizacionales.
• Productos, la especialización está en el desarrollo, elaboración y comercialización de los productos y servicios específicos; que supone la cercanía con los clientes y la conversión de los gerentes departamentales en expertos, aunque se suelen duplicar funciones y producir una visión limitada de los objetivos organizacionales.
• Procesos, se agrupan los puestos de trabajo que están relacionados por un flujo de productos o de clientes, que es la fórmula más eficiente de las actividades laborales, aunque no puede utilizarse en todos los casos.
• Clientes, se agrupan los puestos de acuerdo con las características comunes de los clientes, que es una forma de responder a las necesidades y problemas de los clientes, aunque se duplican funciones en cada departamento.
• Áreas Geográficas, en el que los puestos se agrupan por cercanía geográfica, que permite una mayor eficacia de solución de los problemas locales y, por tanto, mayor atención a las necesidades específicas; aunque puede haber una percepción de aislamiento en cada zona y duplicidad de funciones.

Habitualmente las empresas, sobre todo las grandes organizaciones, suelen combinar distintos tipos de departamentalización, en las que caben destacar las divisiones por clientes, así como por procesos, que dan lugar a equipos multidisciplinares.

Cadena de mando, pilar del diseño organizacional

Hace referencia a la línea de autoridad, necesaria en un equipo para determinar los niveles de responsabilidad y compromiso en la realización de las tareas y funciones, así como cuál es la persona a la que debe reportar cada empleado, enmarcado en el principio de unidad de mando, para evitar conflictos de duplicidad de mandos en un mismo empleado.

No obstante, este principio es menos relevante en los días actuales por dos razones fundamentalmente, la mayor transparencia informativa, consecuencia de la aplicación de las nuevas tecnologías, también en el ámbito empresarial; y, sobre todo, por la gestión por proyectos, que dan lugar a relaciones de dependencia por las tareas específicas del proyecto, que se solapan con las jerárquicas.

Tramo de Control

Determina el número de personas subordinadas a un mando en la empresa. Desde una perspectiva económica cuanto mayor es el tramo de control, más ahorro supondrá en costes salariales (por ejemplo, en una empresa en la que cada responsable controla 3 personas y trabajan 3.000 empleados, necesitará 1.000 mandos; mientras que si el control se realizase sobre 6 personas, necesitaría 500 mandos, con lo que reduciría la partida de gastos de supervisión de empleados a la mitad).

Sin embargo, el número eficiente de personas al cargo de un responsable directo puede impedir tramos de mayor envergadura, señalándose como número óptimo, entre 5 y 6 subordinados.

Centralización y descentralización

Es la respuesta al grado de concentración en la toma de decisiones en una organización. Se considera que la centralización es mayor cuando el número de personas que toman decisiones es menor, aquellos que pertenecen a sus niveles altos; mientras que una organización es más descentralizada cuando el número de personas que deciden es mayor, con mayor pertenencia en los niveles inferiores.

Las tendencias actuales en el management se inclinan hacia la descentralización, bajo el principio de una mayor disposición de detalles informativos por parte de los que están cerca de la acción, aunque este planteamiento, válido para las grandes organizaciones, es menos relevante para las pequeñas y medianas organizaciones, donde los gerentes se sitúan más próximos a la acción lo que supone, en términos cuantitativos, un mayor número de organizaciones centralizadas.

Formalización

Es el grado de estandarización de los puestos de trabajo y de la conducta de los empleados en una organización. Existen organizaciones muy formales donde las reglas y procedimientos indican todas las alternativas laborales. En estos se prefiere ofrecer un mayor grado de autonomía a los empleados para que puedan tomar decisiones; aunque se mantienen ciertas normas que se consideran de obligado cumplimiento para el mantenimiento de principios corporativos de la empresa.

Dominando el diseño organizacional

Cada día las empresas requieren de una mejor gestión profesional interna. Los procesos de control y calidad aseguran tanto un excelente producto o servicio, como una mayor utilidad y una reducción en los costos. Es por eso que las industrias más grandes requieren tantos cargos en diferentes áreas. Dominar temáticas como el diseño organizacional y, mas aún, cuando se trata de conformación de equipos, asegura el éxito de un emprendimiento, negocio o simplemente de un cargo.

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